旅行の問い合わせ管理旅行会社向け：英文問い合わせから見積もりに必要な条件を整理する方法
海外からの英文問い合わせを扱う日本の旅行会社・地接チーム向け。東京・京都7日間の架空例で、日程・人数・ホテル・予算の不足条件、12名から14名への変更と英文の確認質問を整理します。
原文にある条件と、まだ聞く条件を分ける
海外の旅行会社やお客様から英文メールを受け取ったら、まず「何が書かれているか」と「見積もり前に何を確認するか」を分けます。自然な日本語に訳せても、日付や予算が揃っているとは限りません。社内表、共有文書、案件管理ツールのどれを使う場合も、条件の横に原文と確認状況を残す方法が使えます。
Subject: Japan group inquiry — Tokyo and Kyoto
We are planning a 7-day trip to Japan for 12 guests.
Could you arrange hotels and transfers in Tokyo and Kyoto?この原文から読めるのは、12名、東京と京都、7日間という希望、ホテルと移動手配の依頼です。旅行年、到着日、出発日、宿泊数、ホテルの等級、部屋割り、予算は書かれていません。「7日間」を日付や6泊と決めつけず、移動日を含むかも確認します。
見積もり前の条件表をつくる
| 項目 | 原文から読める内容 | 追加で確認すること |
|---|---|---|
| 日程 | 7日間の希望 | 旅行年、到着日・出発日、宿泊数、日付の変更可否 |
| 人数 | 12名 | 大人・子どもの内訳、子どもの年齢、添乗員の人数を含むか |
| 訪問地 | 東京・京都 | 各都市の泊数、訪問順、希望観光地 |
| 宿泊 | ホテル手配の依頼 | 等級・立地、ツイン等の部屋タイプと室数、食事条件 |
| 移動 | 移動手配の依頼 | 利用空港、到着・出発時刻、都市間移動、車両・荷物の条件 |
| 予算 | 記載なし | 通貨、1名あたり／団体総額、含めるサービス、税の扱い |
空欄を推測で埋めず、「未確認」と記します。概算を提示する場合も、担当者が前提条件と含まない費用を明記し、顧客が求める見積範囲と合っているかを確認します。
- ホテル、移動、ガイド、食事、入場料のうち、何を見積もりに含めるか。
- 英文返信の相手は誰か、回答希望日はいつか、対応する時刻の基準は何か。
- 旅程や名簿の添付があるか、開いて内容を確認済みか。本文の条件と食い違っていないか。
不足条件は、回答しやすい単位で尋ねる
日程、宿泊、予算のように項目をまとめて質問します。取れない情報を要求するだけでなく、まだ未定なら未定と返してもらえる文を添えると、次に確認すべきことを判断できます。
Thank you for your inquiry about a 7-day trip to Tokyo and Kyoto for 12 guests.
To prepare our quotation, could you please confirm:
1. Your arrival and departure dates, including the year, and whether the 7 days include travel days.
2. Your preferred hotel category, room types and number of rooms.
3. Your budget, the currency, and whether it is per person or for the whole group.
4. Which services you would like included: hotels, transfers, guides, meals or entrance fees.
If any item is still undecided, please let us know which one.日本語での意図は「見積もりの前提を揃えるため、日程の数え方、部屋、予算単位、対象サービスを確認したい」です。この文面は空室や車両の確保、金額、予約完了を約束しません。相手のメールに既にある情報は質問から外します。
項目別の文例は旅行会社の英文返信テンプレートにまとめています。
12名から14名への変更は、人数以外も見直す
The group is now 14 guests instead of 12.
We would still like to visit Tokyo and Kyoto for 7 days.原文を確認した担当者が人数14名を社内の現在条件に反映した場合も、旧条件12名と変更の根拠を残します。ホテル室数、部屋割り、車両定員、荷物量、食事数、1名あたりの予算への影響は、14名という一文だけでは決まりません。
Thank you for the update to 14 guests.
Could you please confirm the updated adult/child breakdown and rooming requirements?
Is the budget per person or for the whole group, and has it changed with the group size?
We will review the hotel and transport requirements before preparing the quotation.「人数変更を受け取り、部屋と予算への影響を確認する」という返信です。追加2名の宿泊・交通を確保したという意味にはしません。同僚へ渡すときは、未確認条件と次の対応を残すチェックリストを使えます。
見積もり作成へ渡す前のチェック
- 最新の原文と照合し、日程・人数・宿泊・移動・予算に確認状況を付ける。
- 初回問い合わせと追加返信の矛盾、変更、未確認の添付を確認する。
- 不足条件を尋ねた内容、送信済みか、誰の返信を待っているかを記録する。
- 見積もりに置く仮定があれば明記し、担当者と次の対応期限を決める。
MagpieHuntでは、英文から読み取った条件候補を原文と見比べ、人が採用する条件を確認します。不足情報への返信、変更記録、チームへの引き継ぎを同じ案件で扱えます。実際の画面操作は条件の確認ガイドをご覧ください。見積金額の決定と予約手配は担当チームが行います。