最初の問い合わせを試す

始める前に#

確認済みアカウント、管理者による取り込むメールの範囲の承認、権限のあるテスト用メールを用意します。管理者は先に二段階認証を設定し、重要な設定の前に本人確認を行います。メール内の個人情報は最小限にしてください。

1. メールを取り込み、案件につなぐ#

1. 管理者が「メール・データ設定」で取り込むメールの範囲を記入し、「承認を保存」を選びます。
2. テストメールを .eml で保存し、ホームの「最初のメールを取り込む」または「メールを取り込む」から追加します。
3. 「案件未登録のメール」で「原文を確認」を開きます。内容を確かめ、新規案件を作るか既存案件を選んで関連付けます。新規の場合は見分けられる案件名を付けます。継続して使う場合は限定した転送ルールを設定します。

Subject: Japan group inquiry

We are planning a 7-day trip to Japan for 12 guests.
Could you arrange hotels and transfers in Tokyo and Kyoto?

確認できる結果：案件にメール原文が表示され、人数などの候補が確認対象になります。ファイル追加だけでは、その後のメールを自動で取り込めません。

2. 原文と照らして条件を反映する#

1. 案件の「条件の確認」を開き、人数の候補と原文の「12 guests」を比較します。
2. 候補の「内容を確認する」から、正しい内容を反映します。
3. 日付・ホテル等、未記載の条件は推測せず、未確認のまま残します。

確認できる結果：案件の条件に 12 名が表示され、条件の版が保存されます。必要項目が不足していれば、案件は引き続き確認が必要です。

3. 不足する条件を尋ねる#

1. 先に管理者が「メール・データ設定」の「メール転送」で専用受信アドレスを発行します。その後、案件の「確認メールの下書き」から、必要な質問を確認・編集します。メールに既に書かれている内容は、原文を確認してから質問に含めるか判断します。
2. 「内容・宛先を確認して送信」を選び、宛先がテストメールの発信者であることを確認します。
3. 本文、案件の条件の版、送信元を確認し、確認チェックを入れて送信します。

送信元は MagpieHunt の業務用アドレスです。普段の Gmail ではなく、表示された案件専用返信先へお客様が返信する構成です。

確認できる結果：送信記録と、2 日後の担当者が対応する次の対応が残ります。「送信受付」は受信箱への到着を意味しないため、テストの受信側でも確認します。

4. 受信側から変更を返信する#

実際に届いた確認メールに、テスト用メールアカウントから返信してください。新規メールを別宛先に送る代わりに、通常の「返信」を使います。

Thank you for your message.
The group is now 14 guests. Please arrange 7 twin rooms.

確認できる結果：同じ案件に返信が追加され、14 名・ツイン 7 室が候補になります。この時点の案件の人数は 12 名のままです。

5. 変更を確認し、新しい版を保存する#

1. 原文と変更候補を読み、人数と部屋割りの内容の一致を確かめます。
2. 確認した候補を反映します。人数・部屋割りが別候補の場合は、それぞれを確認します。
3. 「メール履歴」と条件の履歴を確認します。未完の次の対応も整理します。

完了の目印：最新の条件が 14 名・ツイン 7 室になり、以前の 12 名の条件の版と送受信記録が残っています。条件の変更前に作った下書きは作り直してください。

次は曖昧な変更と履歴の見方を確認しましょう。