業務メールを接続する

接続方法を選ぶ#

保存したメールファイル（.eml）を手動で取り込む#

1. メールソフトからメールを .eml 形式で保存します。本文のコピーでは、発信者やスレッド情報を保持できません。
2. 案件を作成または開き、「メールを取り込む」から対象の .eml を選びます。
3. 取込後に原文・案件・発信者を確認します。誤った案件に関連した場合は、権限のある担当者が関連付けを確認してください。

Gmail では個別メールのその他メニューから「メッセージをダウンロード」で元のメールを保存できます。詳細はGoogle のメールダウンロード手順をご覧ください。

転送・コピー専用アドレスを発行する#

1. 「メール・データ設定」で二段階認証・本人確認を済ませ、取り込むメールの範囲を記入し、権限を確認して「承認を保存」します。
2. 「メール転送ルール」でサービス、対象メールボックス、対象と除外のルール説明を入力します。
3. 発行された受信用アドレスをコピーします。アドレスはチームごとに異なります。
4. メール側で元の宛先を維持するコピー・転送ルールを設定します。Google Workspace や Exchange の組織管理規則はメール管理者が設定します。

個人用 Gmail は「個人用 Gmail・その他のメールサービス」を選択できます。設定しただけでは接続確認済みになりません。

Gmail の限定転送を使う場合#

パソコンの Gmail で転送先を追加・確認し、全量転送はオフにしたまま対象条件のフィルタだけを設定します。手順と現在の画面名はGoogle 公式の転送ガイドで確認できます。

転送先の確認メールは「メール・データ設定」の「最近受け取ったメール」で受信を確認し、「元のメールをダウンロード」から内容を確認します。会社のメール管理設定や本人確認で追加できない場合は、通常のブラウザとメール管理者の設定を確認してください。解決するまでは .eml の手動取り込みを使えます。

T1 で実際の受信経路を確認する#

1. テスト案件を用意し、「メールの経路を確認するテスト」で T1 と対象案件を選んでテスト番号を発行します。
2. 外部のテスト用メールから、元の業務メールボックスへ送信します。本文には発行した番号と「12 guests」などの明確な人数を入れます。
3. コピーが届いたことと、元のメールボックスへの正常配信を確認して結果を記録します。

専用アドレスへ直接送るだけでは元の経路を検証できません。T2・T3 は外部メールソフトの返信コピーも利用する場合の追加検証です。案件からのメール送信では、送信後に受信側から返信し、同じ案件に入ることを別途確認してください。