旅行の問い合わせ管理旅行会社の英文返信テンプレート：日程・人数・予算の不足情報を確認する
訪日旅行を手配する旅行会社向けの英文返信テンプレート。日程、人数、部屋割り、予算の不足情報と12名から14名への変更を確認する文例を、日本語の使い方と送信前チェック付きで紹介します。
返信の目的を「見積もりに必要な情報の確認」に絞る
訪日旅行を手配する日本の旅行会社・地接チーム向けに、英文問い合わせの不足条件を確認する文例をまとめました。相手のメールを読み、既に回答されている質問を削除し、角括弧の箇所を置き換えてから使ってください。すべて架空の東京・京都7日間の問い合わせを使った例です。
Subject: Japan group inquiry — Tokyo and Kyoto
We are planning a 7-day trip to Japan for 12 guests.
Could you arrange hotels and transfers in Tokyo and Kyoto?12名、東京・京都、7日間という希望はありますが、日付、部屋割り、予算は不明です。見積もり前の条件整理で確認表をつくり、必要な質問だけを選びます。
初回返信：日程・人数・予算をまとめて確認する
Subject: Details for your Tokyo and Kyoto inquiry
Dear [Name],
Thank you for contacting [Company name] about your 7-day trip to Tokyo and Kyoto for 12 guests.
To prepare a quotation, could you please confirm the following?
1. Arrival and departure dates (including the year), arrival/departure airports, and whether the 7 days include travel days.
2. The number of adults and children, children's ages if applicable, and whether the 12 guests include any tour leaders.
3. Your preferred hotel category, room types, number of rooms, and nights in each city.
4. Your budget and currency. Is the budget per person or for the whole group? Which services should it cover?
5. The services required, such as airport transfers, travel between cities, guides, meals and entrance fees.
If any details are still undecided, please indicate which ones. Please also let us know your preferred deadline for the quotation.
We will review the requirements and availability before providing a quotation. No reservations have been made at this stage.
Kind regards,
[Your name]
[Company name]日本語での説明：日程は年・空港・移動日の扱いまで、人数は内訳と添乗員の扱いまで確認します。予算は「金額」だけでなく通貨、単位、対象サービスを尋ねます。最後の一文は、この段階で予約していない場合に使います。実際に予約等を進めている案件では、現状に合う表現に書き換えます。
不足している項目だけを短く尋ねる
日程が未定の場合
Could you please share your arrival and departure dates, including the year?
Do the 7 days include your arrival and departure days?
If the dates are not fixed, what date range could you consider?「7日間」を宿泊数に換算せず、到着日と出発日を含むかを確認します。幅のある日程なら、候補期間として記録します。
人数と部屋割りが不明の場合
Could you please confirm the number of adults and children, and the children's ages if applicable?
Does the total include tour leaders?
Please let us know the room types and number of rooms required. If the rooming plan is not yet decided, please tell us.人数から室数を自動的に決めません。見積もりに必要な範囲を確認し、旅券番号やカード情報など不要な情報は求めません。
予算の単位や対象が不明の場合
Could you please confirm the budget and currency, and whether the amount is per person or for the whole group?
Which services should this budget cover, and should applicable taxes be included?
If you have a target range rather than a fixed amount, please share the range.「per person」は1名あたり、「for the whole group」は団体総額です。同じ金額でも単位が違えば前提が変わるため、返信の原文を残します。
12名から14名への変更を受けた返信
The group is now 14 guests instead of 12.
We would still like to visit Tokyo and Kyoto for 7 days.Dear [Name],
Thank you for letting us know that the group is now 14 guests instead of 12, with Tokyo and Kyoto still planned for 7 days.
Could you please confirm:
1. The updated adult/child breakdown and whether the total includes tour leaders.
2. The revised room types and number of rooms.
3. Whether the budget is per person or for the whole group, and whether it has changed.
We will review the hotel and transport requirements for 14 guests. We have not confirmed additional rooms or transport at this stage.
Kind regards,
[Your name]
[Company name]日本語での説明：変更を受け取ったことを伝え、人数に連動する宿泊・移動・予算を再確認します。上の文面は追加手配がまだ確保されていない場合の例です。受領の連絡と、在庫・予約の確約を分けて書きます。
送信前と送信後に残すこと
- 宛先、相手名、会社名、件名、人数が最新の原文と合っているか。
- 角括弧の差し込み箇所を置換し、回答済みの質問を削除したか。
- 日付・通貨・予算単位の曖昧さ、在庫や予約を誤って約束する表現がないか。
- 実際に送った内容と送信日時を残したか。下書き作成やコピーだけを「送信済み」にしていないか。
- 未回答の質問、返信を確認する担当者、社内の確認期限を記録したか。
MagpieHuntでは担当者が下書きと宛先を確認し、MagpieHuntの業務用アドレスから返信します。Gmailの元アドレスからの送信機能ではありません。操作は不足する内容を確認するガイドで確認できます。返信待ちを同僚へ渡す場合は問い合わせ引き継ぎチェックリストを使ってください。