旅行会社の問い合わせ引き継ぎ：未確認の条件と次の対応を残すチェックリスト

「対応中」ではなく、次に判断できる状態を渡す#

海外からの英文問い合わせを同僚へ渡すときは、最新条件だけでなく、原文の根拠、まだ確認していないこと、次に行う対応を一緒に残します。日本の旅行会社・地接チームの担当交代、休暇前、見積担当への引き継ぎに使えるチェックリストです。メールと共有文書でも使えます。

以下はすべて架空の例です。東京・京都7日間、初回12名の問い合わせに、14名へ変更する返信が届いた場面を想定します。

The group is now 14 guests instead of 12.
We would still like to visit Tokyo and Kyoto for 7 days.

変更メールが届いただけなら「14名への変更依頼・担当者未確認」と書きます。担当者が原文を確認し、社内の現在条件へ採用したら「現在14名・旧条件12名・変更根拠は追加返信」と書きます。どちらの状態かを曖昧にしません。

引き継ぎに必要な6項目#

1. 案件と相手：社内案件名、問い合わせ元の会社・連絡相手、元メールの保存先。必要なメンバーが原文を参照できるか。
2. 現在の条件と根拠：日程、人数、訪問地、宿泊、移動、予算。誰がどの原文を確認し、いつ社内条件へ反映したか。
3. 変更と影響：旧条件と新条件、未確認の変更候補。人数変更後の部屋割り、車両、荷物、食事、予算を再確認したか。
4. 未確認事項：不足条件、矛盾、未読メール、未確認添付。確認できた項目と混ぜずに列挙する。
5. 対外連絡と約束：最後に実際に送ったメール、まだ下書きのもの、返信待ちの質問。回答期限や在庫・予約の状況を事実に沿って残す。
6. 次の担当と行動：誰が何を行うか、社内期限と時刻の基準。担当者が受け取ったか、返信が来ない場合に何を確認するか。

記入例：14名へ変更後、日程・部屋・予算は未確認#

この例では、担当者が変更の原文を確認して人数14名を反映し、補問メールを実際に送った状態を想定します。日程、部屋、予算への回答はまだありません。

案件：東京・京都7日間の団体問い合わせ（架空）
原文：初回メール／14名への変更返信／送信済み補問を同じ案件に保存

現在の条件：
・訪問地：東京・京都／期間の希望：7日間
・人数：14名（担当者が変更返信を確認して社内条件へ反映）
・旧人数：12名。変更の根拠と反映した担当者・日時を記録

未確認：
・旅行年、到着・出発日、7日間に移動日を含むか
・大人／子ども／添乗員の内訳
・各都市の泊数、ホテル等級、14名の部屋割り・室数
・空港、都市間移動、車両・荷物の条件
・予算の通貨、1名あたり／団体総額、対象サービス、変更の有無
・添付がある場合、内容の確認状況

最後の対外連絡：上記不足条件を尋ねる補問を送信済み
返信待ち：顧客の連絡担当者からの回答
在庫・予約：追加の部屋・車両は未確保、見積金額は未提示

次の担当：［社内担当者名］
次の行動：返信の原文を確認し、14名の部屋・移動・予算を見直す
社内確認期限：［年月日・時刻・JSTなどの基準］
返信がない場合：送信状況と既存の回答希望日を確認し、再連絡の要否を判断
引き継ぎ受領：［受領した担当者・日時］

記録を作った時点の状態に合わせて書き換えます。「未確認」を埋めるために推測を入れたり、送っていない補問を送信済みにしたりしません。顧客との最終合意、仕入先への照会、予約確定もそれぞれ区別します。

コピーして使う引き継ぎメモ#

案件名・社内ID：
問い合わせ元・連絡相手：
原文と添付の保存先：
最終確認したメール・日時：

現在の条件（値／根拠／確認者・反映日時）：
日程：
人数・内訳：
訪問地・泊数：
宿泊・部屋割り：
移動・荷物：
予算（通貨・単位・対象範囲）：

旧条件からの変更：
変更に伴う再確認：
未確認の条件・矛盾：
未読メール・未確認添付：

最後に実際に送った連絡・送信日時：
未送信の下書き：
誰から何の回答を待っているか：
顧客に伝えた回答期限・約束：
見積・在庫照会・予約の実際の状況：

次の担当者：
次に行う対応：
社内期限（年月日・時刻・時刻の基準）：
返信がない場合の確認・連絡方針：
引き継ぎ受領者・受領日時：

顧客のメールに不明点があれば、英文返信テンプレートから質問を選べます。最初から整理し直すときは見積もりに必要な条件の整理方法をご覧ください。

受け取った担当者も原文と未確認事項を確かめる#

• 最新の顧客メールまで読めるか。現在条件の根拠にアクセスできるか。
• 12名の古い条件で手配を進めないか。14名に伴う再確認が残っていないか。
• 補問は送信済みか下書きか。追加返信が届いていないか。
• 未確認条件、未確認添付、次の対応と社内期限を理解したか。
• 予約や金額について顧客に何を伝えたか。確約されていないものを確定扱いしていないか。

MagpieHuntでは、原文、担当者が採用した条件、変更記録、チームの次の対応を同じ案件で確認できます。具体的な操作は変更履歴のガイドと次の対応のガイドをご覧ください。自動で見積もりや予約を行うサービスではありません。