旅行の問い合わせ管理We are planning a 7-day trip to Japan for 12 guests. Could you arrange hotels and transfers in Tokyo and Kyoto? Travel dates, hotel category and budget are not yet decided.
海外代理店からの問い合わせ
海外代理店の追加依頼を、次の見積もり条件へ
代理店から追記が届くたび、最初の依頼と変更後の人数をメールで探し直す。現在の条件と、前の見積もりが使っている条件を一緒に確認します。
14日間・50封の試用 · カード不要 · テストメールも利用枠に計上しますこんなチームに
海外の旅行会社から繰り返し英文の依頼を受け、日本で行程・宿泊・交通を見積もるDMCや手配チームに。
企業メールとExcel・Google Sheets等を使い、同じ案件を二人以上で確認・見積もり・引き継ぎする小さな業務チームから始められます。会社全体の人数によらず、利用アカウントは管理者・閲覧専用を含め3名までです。
原文から、見積もりと引き継ぎまで
海外代理店からの東京・京都7日間の依頼
以下は架空の会社・旅行条件による説明例です。無料体験でも同じ初回メールと変更メールを使い、実際の案件で確認・出力・見積もり適用・同僚への引き継ぎを順に試せます。このページは出力内容のプレビューです。
The group is now 14 guests. Please arrange 7 twin rooms. The travel dates are still to be confirmed. Hotels and transfers in Tokyo and Kyoto remain requested. Please recheck room costs and vehicle capacity before revising the quotation.
同じ練習案件で残る記録
- 最初に確認する条件
- 12名 ／ 東京・京都・7日間 ／ ホテル・送迎の依頼
- 変更後に確認する条件
- 14名 ／ ツイン7室 ／ 部屋料金・車両定員を再確認
- 引き継ぐ未確認事項
- 旅行開始日 ／ ホテルのカテゴリー ／ 予算と単位
- 変更後の資料を出力した時点
- 現在の条件：14名 ／ 見積もり適用：最初の12名で使った版
- 同僚が見積書を更新・照合した後
- 別のメンバーが変更後の条件版の適用を記録。原文・出力版・適用者を同じ案件で確認
- 01
原文を読み、最初の条件を確認する
読み取られた候補を原文と照合し、担当者が保存した内容だけを案件の条件v1にします。候補に出なかった内容も含めてメール全体を確認します。
確認して残す条件の例- 12名
- 東京・京都・7日間
- ホテル・送迎の依頼
未確認として残すこと- 旅行開始日
- ホテルのカテゴリー
- 予算と単位
- 02
いつもの見積もりへ資料を渡す
確認した条件と未確認事項を、貼り付け用資料またはCSVで出力します。担当者がExcel・Google Sheets等の実際の見積書を確認・更新した後、使った条件v1の適用を記録します。資料をコピーしただけでは適用済みになりません。
- 03
追加メールを確認し、見積もりを見直す
返信を原文で照合し、14名・ツイン7室を条件v2として保存。v1の12名で作った見積もりについて、部屋数・車両定員・料金の再確認を残します。
条件v2を出力した時点では、見積もり適用はv1のまま。外部見積書の更新確認が残ります。
- 04
次の同僚が、記録から仕事を続ける
次の担当者は、代理店の変更メール、現在の14名、見積もりに適用した版、まだ決まっていない日程を確認してから次の連絡に進みます。
実際の見積書を照合してv2の適用を記録すると、次に変更が来たときの比較基準になります。原文、現在の条件、適用記録、残る確認事項を同じ案件でたどれます。
この場面で確認すること
使う条件を、ひとつずつ確かめる。
追加人数と合計人数を分ける
「2名追加」は合計2名ではありません。原文と現在の人数を照合し、変更後の合計人数を担当者が確認します。
代理店が未確認の事項を残す
旅行日、ホテル、予算が未記載なら推測で確定せず、次に尋ねることとして引き継ぎます。
普段の企業メールでの合意も補う
いつもの企業メールで代理店へ返答する場合は、その送信メールのコピーも取り込みます。未取込のやり取りは案件の記録に含まれません。
始める前の提供範囲
いまの業務に合うかを確認。
英文の新着本文を確認。添付と複雑な条件は担当者が補う
AIには英文の新着本文と現在の案件条件を送ります。添付、メールヘッダー、引用された過去の本文はAIに送りません。PDF・Excel・チャット・電話が主要な情報源の場合、担当者による確認・記録が必要です。子どもの年齢や複雑な部屋割り、活動の参加条件も原文を読んで確認してください。
企業メールを続ける場合は、外部での返信も取り込む
許可されたメールのコピー・転送や.emlファイルで取り込みます。元の企業メールで送った返答は自動で揃わないため、コピーを補ってください。案件が示すのは取り込み・確認した材料の範囲です。製品内の確認メールはinquiries@magpiehunt.comから送信し、返信は案件専用アドレスへ届きます。自由なCC追加や企業のアドレスからの送信には対応していません。
外部見積書の更新と採用版の記録は、担当者が行う
Excel・Google Sheets用資料、CSV、Tourplan Booking Notes用テキストを手動で使えます。自動計算、外部見積書への自動書き込み、Tourplan API同期、予約・在庫・派車の管理は提供しません。外部見積書を実際に確認・更新してから、適用した条件版を記録します。
小さな業務チームで、処理する情報の許可を確認する
現行プランは管理者・閲覧専用を含め3名まで。処理権限のあるメールだけを取り込んでください。Cloudflareを利用し、英文の新着本文と案件条件をDeepSeekに送ります。情報は世界各地で処理される場合があり、日本国内だけの処理は保証しません。組織のデータ処理許可を確認してから始めてください。
同じ案件で、変更から同僚への引き継ぎまで試す。
架空のテストメールで操作を確認し、許可された実際の一件へ。見積もりを受け取る同僚と一緒に、次の仕事を続けられるか確かめてください。