旅行の問い合わせ管理Please quote a 5-day cultural tour for 8 guests in Kanazawa and Kyoto, including hotels, a tea ceremony and rail transfers. Travel dates, hotel category and budget are not yet decided. Our coordinator will remain the contact for later changes. Please confirm the details before handing the request to another colleague.
チームの見積もり・引き継ぎ
次の同僚が、使った条件版から仕事を続ける
資料を出したことはわかっても、見積書を更新したかがわからない。原文・現在の条件・見積もりに適用した版をたどり、次に必要な確認を引き継ぎます。
14日間・50封の試用 · カード不要 · テストメールも利用枠に計上しますこんなチームに
英文の接客担当と見積もり担当が異なるチームや、担当者の不在時に同僚が引き継ぐDMC・地域やテーマに特化した手配チームに。
企業メールとExcel・Google Sheets等を使い、同じ案件を二人以上で確認・見積もり・引き継ぎする小さな業務チームから始められます。会社全体の人数によらず、利用アカウントは管理者・閲覧専用を含め3名までです。
原文から、見積もりと引き継ぎまで
地方文化体験を含む旅行の見積もり引き継ぎ
以下は架空の会社・旅行条件による説明例です。無料体験でも同じ初回メールと変更メールを使い、実際の案件で確認・出力・見積もり適用・同僚への引き継ぎを順に試せます。このページは出力内容のプレビューです。
There will now be 10 guests. Please add one extra night in Kyoto and quote private transfers instead of rail. The tea ceremony remains requested. Please recheck the total itinerary length, vehicle capacity, hotel costs and activity availability. Travel dates and budget are still to be confirmed.
同じ練習案件で残る記録
- 最初に確認する条件
- 8名・5日間 ／ 金沢・京都 ／ ホテル・茶道体験・鉄道移動
- 変更後に確認する条件
- 10名 ／ 京都1泊追加 ／ 鉄道から専用車へ変更・茶道体験を維持
- 引き継ぐ未確認事項
- 旅行日・変更後の全行程 ／ ホテル・体験の対応可否 ／ 予算・車両定員
- 変更後の資料を出力した時点
- 現在の条件：10名 ／ 見積もり適用：最初の8名で使った版
- 同僚が見積書を更新・照合した後
- 別のメンバーが変更後の条件版の適用を記録。原文・出力版・適用者を同じ案件で確認
- 01
原文を読み、最初の条件を確認する
読み取られた候補を原文と照合し、担当者が保存した内容だけを案件の条件v1にします。候補に出なかった内容も含めてメール全体を確認します。
確認して残す条件の例- 8名・5日間
- 金沢・京都
- ホテル・茶道体験・鉄道移動
未確認として残すこと- 旅行日・変更後の全行程
- ホテル・体験の対応可否
- 予算・車両定員
- 02
いつもの見積もりへ資料を渡す
確認した条件と未確認事項を、貼り付け用資料またはCSVで出力します。担当者がExcel・Google Sheets等の実際の見積書を確認・更新した後、使った条件v1の適用を記録します。資料をコピーしただけでは適用済みになりません。
- 03
追加メールを確認し、見積もりを見直す
10名、京都1泊追加、鉄道から専用車への変更を原文で確認。変更後の日数・交通・宿泊を担当者が照合して条件v2を保存し、料金、車両定員、ホテル・体験の対応可否を再確認します。
条件v2を出力した時点では、見積もり適用はv1のまま。外部見積書の更新確認が残ります。
- 04
次の同僚が、記録から仕事を続ける
資料をv2で出しても、見積もり適用がv1なら更新確認は残ります。次の担当者が外部見積書を更新・照合し、v2の適用を記録してから次へ進みます。
実際の見積書を照合してv2の適用を記録すると、次に変更が来たときの比較基準になります。原文、現在の条件、適用記録、残る確認事項を同じ案件でたどれます。
この場面で確認すること
使う条件を、ひとつずつ確かめる。
二人目が実際に続きを担当する
問い合わせ担当と見積もり担当、または休暇中の代理担当が同じ案件を確認します。管理者も閲覧専用も含め、現行プランは1チーム3名までです。
出力と適用を別に確認する
Excel・Google Sheets用資料、CSV、Tourplan Booking Notes用テキストを必要な場所へ手動で使います。外部ツールの見積書を確認・更新してから、適用した条件版を記録します。
次の対応と根拠を渡す
担当、次の対応、未確認事項と元のメールを一緒に確認します。実際の予約、仕入先との確約、手配済みサービスの実行管理は既存の業務で続けます。
始める前の提供範囲
いまの業務に合うかを確認。
英文の新着本文を確認。添付と複雑な条件は担当者が補う
AIには英文の新着本文と現在の案件条件を送ります。添付、メールヘッダー、引用された過去の本文はAIに送りません。PDF・Excel・チャット・電話が主要な情報源の場合、担当者による確認・記録が必要です。子どもの年齢や複雑な部屋割り、活動の参加条件も原文を読んで確認してください。
企業メールを続ける場合は、外部での返信も取り込む
許可されたメールのコピー・転送や.emlファイルで取り込みます。元の企業メールで送った返答は自動で揃わないため、コピーを補ってください。案件が示すのは取り込み・確認した材料の範囲です。製品内の確認メールはinquiries@magpiehunt.comから送信し、返信は案件専用アドレスへ届きます。自由なCC追加や企業のアドレスからの送信には対応していません。
外部見積書の更新と採用版の記録は、担当者が行う
Excel・Google Sheets用資料、CSV、Tourplan Booking Notes用テキストを手動で使えます。自動計算、外部見積書への自動書き込み、Tourplan API同期、予約・在庫・派車の管理は提供しません。外部見積書を実際に確認・更新してから、適用した条件版を記録します。
小さな業務チームで、処理する情報の許可を確認する
現行プランは管理者・閲覧専用を含め3名まで。処理権限のあるメールだけを取り込んでください。Cloudflareを利用し、英文の新着本文と案件条件をDeepSeekに送ります。情報は世界各地で処理される場合があり、日本国内だけの処理は保証しません。組織のデータ処理許可を確認してから始めてください。
同じ案件で、変更から同僚への引き継ぎまで試す。
架空のテストメールで操作を確認し、許可された実際の一件へ。見積もりを受け取る同僚と一緒に、次の仕事を続けられるか確かめてください。