旅行の問い合わせ管理Please quote a 6-day private tour in Hokkaido for 6 guests: 4 adults and 2 children. We need two rooms. Our budget is JPY 600,000 in total for the trip, excluding flights. The children's ages are not yet confirmed. Room allocation is not agreed. Please ask us before choosing rooms or calculating child rates. Travel dates are not fixed yet.
家族・プライベートツアー
家族の希望を、確認できた条件と未確認事項へ
旅行者が少人数でも、子どもの年齢、部屋割り、一人あたりか総額かで見積もり条件は変わります。わかったことと、担当者がさらに確認することを分けて整理します。
14日間・50封の試用 · カード不要 · テストメールも利用枠に計上しますこんなチームに
海外代理店の依頼や、見積もりに進む条件が揃い始めた旅行者の依頼を扱う、家族旅行・プライベートツアー・オーダーメイドFITのチームに。
企業メールとExcel・Google Sheets等を使い、同じ案件を二人以上で確認・見積もり・引き継ぎする小さな業務チームから始められます。会社全体の人数によらず、利用アカウントは管理者・閲覧専用を含め3名までです。
原文から、見積もりと引き継ぎまで
北海道を巡る家族のプライベートツアー
以下は架空の会社・旅行条件による説明例です。無料体験でも同じ初回メールと変更メールを使い、実際の案件で確認・出力・見積もり適用・同僚への引き継ぎを順に試せます。このページは出力内容のプレビューです。
One grandparent will join, so we are now 7 guests: 5 adults and 2 children. The children are 6 and 10. Could you check a connecting-room option? Our total budget remains JPY 600,000 for the whole trip, excluding flights. Travel dates are still not fixed. Please check room occupancy, availability and child rates before quoting.
同じ練習案件で残る記録
- 最初に確認する条件
- 大人4名・子ども2名、計6名 ／ 北海道・6日間、希望は2室 ／ 総額JPY 600,000・航空券を除く
- 変更後に確認する条件
- 大人5名・子ども2名、計7名 ／ 子ども6歳・10歳 ／ コネクティングルーム希望・総額予算を維持
- 引き継ぐ未確認事項
- 旅行開始日 ／ 客室の割り当て・寝具・確保 ／ 施設の受入条件・年齢別料金
- 変更後の資料を出力した時点
- 現在の条件：7名 ／ 見積もり適用：最初の6名で使った版
- 同僚が見積書を更新・照合した後
- 別のメンバーが変更後の条件版の適用を記録。原文・出力版・適用者を同じ案件で確認
- 01
原文を読み、最初の条件を確認する
読み取られた候補を原文と照合し、担当者が保存した内容だけを案件の条件v1にします。候補に出なかった内容も含めてメール全体を確認します。
確認して残す条件の例- 大人4名・子ども2名、計6名
- 北海道・6日間、希望は2室
- 総額JPY 600,000・航空券を除く
未確認として残すこと- 旅行開始日
- 客室の割り当て・寝具・確保
- 施設の受入条件・年齢別料金
- 02
いつもの見積もりへ資料を渡す
確認した条件と未確認事項を、貼り付け用資料またはCSVで出力します。担当者がExcel・Google Sheets等の実際の見積書を確認・更新した後、使った条件v1の適用を記録します。資料をコピーしただけでは適用済みになりません。
- 03
追加メールを確認し、見積もりを見直す
返信を確認して計7名に更新。子ども6歳・10歳、コネクティングルームの希望を担当者が原文で確認して記録します。客室の確保や年齢別料金は別途確認し、総額予算を一人あたりに読み替えません。
条件v2を出力した時点では、見積もり適用はv1のまま。外部見積書の更新確認が残ります。
- 04
次の同僚が、記録から仕事を続ける
次の担当者へ、計7名・総額予算、年齢を確認した返信、施設に確認する部屋の組み合わせを渡します。希望の客室を確約した記録にはしません。
実際の見積書を照合してv2の適用を記録すると、次に変更が来たときの比較基準になります。原文、現在の条件、適用記録、残る確認事項を同じ案件でたどれます。
この場面で確認すること
使う条件を、ひとつずつ確かめる。
年齢と部屋割りは人が照合する
子どもの年齢、添い寝、ベッド、複雑な部屋の割り当ては、メール全体を読み、必要に応じて手動で記録します。すべて自動で正しく読み取れる前提にしません。
予算の金額・通貨・単位を揃える
総額と一人あたり、航空券を含むかどうかを原文と照合します。記載が曖昧な部分は未確認のまま担当者へ渡します。
地方・テーマの希望も確認する
北海道の家族旅行、文化体験、アウトドアなどのオーダーメイド依頼にも同じ流れを使えます。活動の参加条件や特別な対応は担当者が確認し、予約・安全判断は既存の手配で行います。
始める前の提供範囲
いまの業務に合うかを確認。
英文の新着本文を確認。添付と複雑な条件は担当者が補う
AIには英文の新着本文と現在の案件条件を送ります。添付、メールヘッダー、引用された過去の本文はAIに送りません。PDF・Excel・チャット・電話が主要な情報源の場合、担当者による確認・記録が必要です。子どもの年齢や複雑な部屋割り、活動の参加条件も原文を読んで確認してください。
企業メールを続ける場合は、外部での返信も取り込む
許可されたメールのコピー・転送や.emlファイルで取り込みます。元の企業メールで送った返答は自動で揃わないため、コピーを補ってください。案件が示すのは取り込み・確認した材料の範囲です。製品内の確認メールはinquiries@magpiehunt.comから送信し、返信は案件専用アドレスへ届きます。自由なCC追加や企業のアドレスからの送信には対応していません。
外部見積書の更新と採用版の記録は、担当者が行う
Excel・Google Sheets用資料、CSV、Tourplan Booking Notes用テキストを手動で使えます。自動計算、外部見積書への自動書き込み、Tourplan API同期、予約・在庫・派車の管理は提供しません。外部見積書を実際に確認・更新してから、適用した条件版を記録します。
小さな業務チームで、処理する情報の許可を確認する
現行プランは管理者・閲覧専用を含め3名まで。処理権限のあるメールだけを取り込んでください。Cloudflareを利用し、英文の新着本文と案件条件をDeepSeekに送ります。情報は世界各地で処理される場合があり、日本国内だけの処理は保証しません。組織のデータ処理許可を確認してから始めてください。
同じ案件で、変更から同僚への引き継ぎまで試す。
架空のテストメールで操作を確認し、許可された実際の一件へ。見積もりを受け取る同僚と一緒に、次の仕事を続けられるか確かめてください。