旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
別の旅行依頼が古いスレッドに届いたとき
新案件と既存変更を分ける識別表と人の確認順。確定していない希望を採用済みの条件や外部見積の更新と混同せず、担当者が確認して進めます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
見積もり前の条件チェック
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：ツイン6室。未確認なら空欄
例：1名あたりJPY 200,000／航空券を除く
例：宿泊・専用車・英語ガイド
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
新しい案件か、既存案件の変更か
旧件名への返信でも、旅行対象が変われば別の依頼です。送信者が同じこと、引用に以前の旅程があることだけで既存案件へ反映しません。担当者は旅行者のまとまり、目的、対象期間、元の案件参照を照合し、判断できない間は既存条件を維持します。
判断するための原文
Please arrange a separate programme for our corporate group. This is not a change to the family trip discussed below.
どこを照合して何を残すか
| 照合対象 | 架空材料の読み方 | 担当者が行うこと |
|---|---|---|
| 対象のまとまり | 旧：家族旅行／新：企業研修 | 別案件という明示を原文で確認 |
| 引用された旅程 | 家族旅行の旧条件 | 新依頼の条件として再採用しない |
| 次の作業 | 企業研修の不足条件を確認 | 旧案件への反映は保留 |
この教材を処理する順序
- 顧客がseparate programmeと明示している箇所を読む。
- 新しい対象に必要な日程・人数・手配内容を別に確認する。
- 既存案件を変えず、取り込み先の案件を人が選んで原文を関連付ける。
この作業の限界
件名の自動判定やスレッドの自動分割をしたことにはなりません。誤って関連付ける前に、候補を採用する案件を確かめます。
MagpieHuntで残す場所と次の対応
この教材では「新しい案件か、既存案件の変更か」という判断を、原文の根拠と未完の次の対応へ結びます。
原文は「条件の確認」で候補と照合し、候補にない確かな情報は「条件をまとめて記録」の該当する実在欄へ根拠付きで記入します。任意の新しい条件フィールドや仕入先回答ステータスは追加しません。未確認の事情は「メール全体の確認」の補足や、担当と期限を付ける「次の対応」で扱います。
見積もりへ渡すときは「見積もり・引き継ぎ資料」の全文を取得して内容を確認します。外部の表計算や見積書を担当者が更新・照合してから、実際に使った条件版の適用を記録します。資料を作ったことと、外部手配が済んだことを一つにしません。
原文・現在条件・使った資料を分けて試す
- 本頁は独立した架空教材です。試用入口で開く固定の「海外旅行会社からの手配」へ、本頁の文面・日付・数値・CSVは自動転送されません。固定原文を教材の値で上書きしません。
- 正式アカウントの登録・メール確認、管理者MFA、組織の取込許可と利用枠の確認を行う。練習メールも実際の保存対象となるため、案内に沿って明示的に取り込む。
- 初回原文の12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼を読み、候補の採否と必要な手動条件を保存する。原文全体を確認し、確認補足が必要なら事実と未確認を分けて「全文の確認を保存」する。
- 現在版の全文表をコピーするかCSVを保存して内容を確認し、自分で用意した練習用の外部見積資料を人が更新・照合した後、初回の適用記録を残す。準備ボタンや部分コピーだけで適用済みにしない。
- 初回適用まで終えて案内が表示されたら、同じ案件へ変更のテストメールを取り込む。14名、ツイン7室、部屋料金・車両定員を再確認という変更を原文で照合し、候補以外の実在欄も確認して全文確認・変更後全文出力を行う。版名は実際の保存結果を使う。
- 変更後の出力を実際の練習用外部資料と人が照合してから適用した条件版を記録する。本頁の文案を実顧客へ送る必要はなく、教材のダウンロードだけで案件操作が完了したことにもならない。
確認すること：固定練習の14名、ツイン7室、部屋料金・車両定員を再確認を原文根拠で照合し、現在条件・全文出力・外部見積への人の適用を区別できます。旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位は確認を残します。
公開教材と公開ツールは案件へ自動保存しません。自動翻訳、予約、料金計算、全箱同期、外部見積書の自動更新は行いません。
原文を照合する固定の練習へ進む14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。