訪日旅行の英文問い合わせ｜確認表・返信例・引き継ぎテンプレート

見積もり前に確認する8つの項目

まず原文を読み、「確認できた条件」「まだ決まっていない条件」「次に誰が確認するか」を分けます。空欄を推測で埋めず、見積もり上の仮定を置く場合も、顧客が確認した条件と区別して残してください。

1. 旅行日と日数：訪日・出国日、宿泊数、手配が必要な開始日と終了日を確認します。「7日間」が6泊なのか、移動日を含むのかも照合します。
2. 人数と構成：合計人数、大人・子どもの内訳、年齢、添乗員やガイドを含むかを確認します。追加人数と変更後の合計人数は別に読み取ります。
3. 訪問先と順序：都市、各地の宿泊数、到着・出発空港、必須の訪問先を確認します。希望と確定した旅程を分けます。
4. 宿泊と部屋割り：ホテルの希望等級、部屋数、ベッド構成、添い寝などを確認します。「ツイン希望」「コネクティング希望」は確保済みの記録にしません。
5. 予算の範囲：金額、通貨、一人あたりかグループ総額か、旅行全体か一日あたりかを確認します。航空券、税、食事など、含むものと含まないものを添えます。
6. 移動・ガイド・体験：専用車か鉄道か、利用日、荷物、ガイド言語、参加したい体験を確認します。人数や交通変更後は車両定員や所要時間も再確認します。
7. 追加で確認する希望：食事や移動上の配慮、体験の参加条件など、手配に必要な範囲を尋ねます。個人情報を集めるための一律の必須リストにはしません。
8. 回答先・期限・根拠：海外代理店の担当者、回答期限、参照したメールや添付の位置を残します。料金や空き状況の確認は、担当者と確認先も決めます。

一度にすべてを聞き直すより、すでに原文に書かれた内容を短く復唱し、不足している項目をまとめて尋ねると、次の返信で照合する対象が明確になります。

Excel・Google Sheetsで使える確認表を無料ダウンロード

すぐに業務で使いたい場合は、空欄の確認表を保存してください。1案件につき1つコピーを作り、原文を見ながら「顧客が確認した条件」「見積上の仮定」「未確認事項」を別々の列に記入します。登録やメールアドレスの入力は不要です。

• 英文問い合わせの確認表をダウンロード（CSV）：8つの確認項目と、見積書への反映状況・担当者・期限を残す空欄付き。
• 担当者への引き継ぎメモをダウンロード（テキスト）：社内メモやメールに貼り付けて使う書式。

確認表の使い方

1. CSVをExcelで開くか、Google Sheetsの「ファイル → インポート」で読み込みます。文字が崩れる場合は、文字コードをUTF-8に指定して取り込んでください。
2. 原文のメール日時・件名・添付のページを根拠として残し、不明点は「未確認事項」に書きます。回答がないことを「希望なし」とは扱いません。
3. 変更が届いたら、以前のファイルを残して新しい版を作成します。変更前後の値、見積書の番号、反映日・確認者を記入してから引き継ぎます。

この確認表は手動記入用です。料金計算や空き状況の確認、MagpieHuntへの取り込み・同期を行うものではありません。顧客情報を記入した後は、自社で許可された保存・共有先を使ってください。

初回問い合わせへの英語返信テンプレート（全文）

「12名で東京・京都を7日間、ホテルと移動を手配してほしい」という架空の依頼を受けた例です。日付・部屋・予算が書かれていないため、わかっている条件を復唱してから、不足する条件をまとめて尋ねます。

Subject: Re: Japan tour inquiry – details for your quotation

Dear [Name],

Thank you for your inquiry. We understand that you are planning a 7-day trip to Tokyo and Kyoto for 12 guests, with hotel accommodation and transportation arrangements.

To prepare a quotation, could you please confirm the following?

1. Your arrival and departure dates, airports, and the number of nights required in each city.
2. The number of adults and children, the children's ages, and your preferred room arrangement.
3. Your preferred hotel category and any essential visits or activities.
4. Your budget and currency, whether it is per person or for the whole group, and which services it should cover.

Please also let us know your preferred date for receiving our proposal. If any details are still tentative, please indicate which ones.

We will check availability and rates after reviewing these details. No reservations have been made at this stage.

Best regards,
[Your name]
[Company]

実際の原文に記載済みの質問は削り、必要ならガイド言語、荷物、食事などを追加してください。社内の回答期限と異なる日を約束したり、未確認のホテルを確保済みと伝えたりしないよう、送信前に文面を照合します。

不足条件を尋ねる英文メールの例

以下は架空の問い合わせに対する文例です。宛先、すでに確認できた内容、実際に必要な項目に合わせて編集してください。送信するだけで条件の合意や客室の確保が成立するものではありません。

人数と部屋割りを揃える

Thank you for the update. We understand that the group will now have 14 guests. Could you please confirm the number of adults and children, the children’s ages, and the preferred room arrangement? We will check room availability separately.

「合計14名」を復唱し、内訳・年齢・部屋割りの不足を尋ねる例です。希望の部屋と在庫の確認を分けています。

予算の単位と対象を確かめる

Could you please confirm whether JPY 600,000 is the total budget for the whole group or the budget per person? Please also let us know whether this includes international flights.

通貨が書かれていても、総額と一人あたりを読み替えません。日数や航空券以外の対象が曖昧なら、その点も追加します。

日付が仮の場合の確認

Are your travel dates fixed, or is there some flexibility? Please confirm your arrival and departure dates and the cities where you would like us to arrange accommodation.

日付の確定状況と宿泊手配の範囲を尋ねる例です。未確定の日付で見積もる場合は、その前提と再確認が必要な点を見積書に残します。

人数や旅程が変わったら、前の見積もりと照合する

変更メールは、新しい依頼として読み直すだけでは足りません。「前に使った条件」「新しく確認できた条件」「料金・手配への影響」を並べます。以下は架空の東京・京都の旅行例です。

「We may add two guests.」は可能性の表現です。「Two more guests」とだけ届いた場合も、最終合計と関連する部屋割りを照合してください。人数が確定しても、ホテルや体験、車両が対応できるかは別の確認です。

1. 変更元のメールと現在の条件を照合する。
2. 変更後の最終的な値と、まだ仮の内容を分けて記録する。
3. 部屋・交通・体験・料金など、見直す項目と担当者を決める。
4. 実際の見積書を更新・照合し、使った条件の版や日付を残す。

新しい条件をコピーしたりCSVを保存したりした時点と、見積書を実際に更新した時点は分けて記録します。前の見積書を参照する同僚が、どこまで変更を反映したか判断できるようにします。

次の担当者へ渡す引き継ぎメモのテンプレート

次の項目を、社内のメモや見積書と一緒に使えます。未確認欄を消さず、次の担当者が原文と見積書を開いて続きを確認できるようにしてください。

案件名・社内番号：
問い合わせ元・回答先：
現在確認できた条件（日程／人数／都市／宿泊／交通／予算）：
変更した点（変更前 → 変更後）：
原文の根拠（メール日時・件名／添付のページ）：
参照する見積書・見積番号：
見積書に反映した条件版・確認日・確認者：
まだ反映していない変更：
未確認事項・仕入先への確認：
次の対応／担当者／期限：

引き継ぐ側は「資料を送りました」で終えず、受け取る側が現在の人数・日程、見積書との違い、次の確認を説明できるか確かめます。予約・確約・入金の状況が必要な場合は、既存の手配記録も参照します。

この引き継ぎメモをテキストで保存する。条件が変わったときは、見積もりとの照合例も併せて確認してください。

メールと表計算で続ける場合・案件で共有する場合

確認項目が揃っていれば、メールとExcel・Google Sheetsでもこの流れを使えます。同じ案件で追加メールが続き、問い合わせ担当と見積もり担当が異なる場合は、原文、現在の条件、以前の条件、未確認事項を同じ場所から参照できる運用を決めます。

MagpieHuntでは、許可された英文メールを取り込み、担当者が原文と候補を照合して条件を保存できます。貼り付け用資料・CSVを出した後、実際の外部見積書を担当者が更新・照合し、使った条件版を記録します。自動料金計算、在庫確保、予約、外部見積書への自動書き込みは提供していません。

• 海外代理店を担当するDMCの例：人数と部屋数の変更から、次の見積条件へ。
• 訪日FIT・家族旅行の例：年齢・部屋割り・総額予算を分けて確認。
• 見積もり担当者への引き継ぎ例：現在の条件と見積書に使った版を照合。

操作を試す場合ははじめての使い方、 実際のメールを使う前にはメール取り込みの許可と接続手順を確認してください。

このガイドの編集範囲と参考情報

確認項目・英文例・引き継ぎメモはMagpieHunt編集が作成した一般的な業務例です。掲載した旅行条件はすべて架空で、顧客事例や旅行商品の見積書ではありません。必要な確認は自社のサービス、仕入先、顧客との取り決めに合わせて調整してください。

DMCという対象業態については、JNTOの事業者タイプの説明も参照できます。同資料はMICE分野の説明であり、本ガイドやMagpieHuntの機能を認定・推奨するものではありません。

原文・条件・見積もりの版を、チームで揃える

表計算の確認表で運用を揃えた後、変更メールや担当者間の引き継ぎを同じ案件でたどりたい場合は、MagpieHuntの操作を試せます。用意された架空のメールから始め、実際の問い合わせには取り扱う権限のあるものだけを使ってください。

14日間・50封の試用。カード不要。テストメールも利用枠に計上します。