旅行の問い合わせ管理記入例・英文例 · 訪日旅行会社・DMC向け
会議人数と宿泊人数が違う：RFPの確認例
日帰り参加者がいる会議で、会議人数と宿泊人数を別に数える架空RFPの例です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
見積もり前の条件チェック
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：ツイン6室。未確認なら空欄
例：1名あたりJPY 200,000／航空券を除く
例：宿泊・専用車・英語ガイド
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
この一件で食い違っていること
会議参加30名のうち宿泊するのは20名です。客室は10ツイン二泊、会議は初日午後という独立の数量を持ちます。会議人数を二人で割って15室と書くと、依頼にない客室を増やしてしまいます。
以下の依頼原文と後続回答は独立した架空教材です。顧客が希望する状態、仕入先が回答した範囲、担当者が採用できる事実を分けて読みます。実在する顧客・施設の情報や導入成果を示す例ではありません。
先に出した依頼と、その後の回答
Earlier request: Please quote a meeting for thirty attendees on 10 November from 13:00 to 17:00. Twenty of them need ten twin rooms for the nights of 10 and 11 November. The remaining ten attendees will not stay overnight. Later supplier reply: Meeting space for thirty is under review. Ten twin rooms for the two requested nights can be quoted separately. We have not held either service.
採用できる事実と保留する項目
数量を計算し直す前に、どのサービスの人数なのかを読む例です。見積できるという客室回答と、確認中の会議室回答を別々に追います。RFPの二つの区画を外部の見積担当へそのまま渡すと、不要な15室への変更を避けられます。
| 対象 | 依頼側の希望・参照 | 回答で分かること | 担当者が残す状態 |
|---|---|---|---|
| 会議 | 30名・初日午後 | 会場は確認中 | 宿泊回答と分ける |
| 宿泊 | 20名・10ツイン・二泊 | 別見積可 | 15室へ換算しない |
| 日帰り | 10名 | 宿泊依頼なし | 客室へ含めない |
| 在庫状態 | 照会段階 | holdなし | 確保済みとしない |
この件のために人が作る次の質問
質問は回答済みの行と未回答の行が相手にも分かる形にします。元の依頼参照を変えず、返答が必要な対象だけを列挙すると、さらに別のサービスまで変更したように読まれにくくなります。
Please maintain the accommodation enquiry at ten twin rooms for twenty overnight guests. The meeting remains for thirty attendees, including ten day-only attendees. Could you update the separate meeting-space availability and its conditions?
この原文からは行わない更新
希望条件を記録することと、仕入先が手配を受諾したことは別です。回答待ちのままでも顧客の希望は追えますが、確保済みという案内や外部資料への最終適用は担当者が根拠を照合して判断します。
- 会議参加者を全員宿泊者へ数えません。
- 二泊の宿泊を二日間の会議利用へ拡張しません。
- 見積可をholdや予約済みへ変えません。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「日帰り参加者がいるため会議人数が宿泊者より多い」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：見積もり前の条件チェック。人が入力した主要条件の不足を整理します。メールや仕入先回答の意味を読み取る機能ではありません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 現在版の全文表をコピー、またはCSVを保存し、人が実際の内容を読んで内容確認を記録します。外部の練習用見積書へ手で反映・照合した後に、使った初回条件版の適用記録を保存します。変更のテストメールは、この初回作業が済み、ガイドが取込み段階を表示するまで追加しません。
確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
海外旅行会社からの手配の原文確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。