旅行会社の見積もり引き継ぎ｜人数変更と条件版の確認手順

見積もりの引き継ぎに残す6つの記録

旅行会社で見積もりを引き継ぐときは、最新メールを転送するだけでなく、「現在の条件」「すでに見積書に使った条件」「まだ返事がないこと」を一緒に渡します。次の担当者が、どの資料を直すか判断できる記録にします。

1. 案件番号と海外代理店・旅行者の回答先。
2. 確認済みの人数、日程、部屋、予算の通貨と単位。
3. 変更メールの日時・件名と、変更前後の値。
4. 実際に更新・照合した見積書の番号・ファイル名と、使用した条件版。
5. 未確認事項、確認先、回答期限。希望と手配確定を区別する。
6. 次の担当者と、最初に行う連絡・照合作業。

空欄の引き継ぎメモを保存（TXT）して、社内メールや案件メモへ貼り付けられます。記入項目の詳しい説明も参照してください。

架空例：12名から14名への変更をどう渡すか

次の例は架空の旅行条件です。料金、ホテル、車両の空きが確認できたことを意味しません。

Please add two guests, bringing the total to 14. We would now like seven twin rooms. The travel dates are still to be confirmed.

「条件表を14名に変更した」「CSVを出した」「見積書を14名で更新した」は別の作業です。最後の照合がまだなら、引き継ぎメモには「見積書は12名のまま・再見積もり待ち」と書きます。

同じ架空案件の条件CSV見本と製品形式の引き継ぎ文を登録なしで確認できます。資料は見本で、実案件のリンクや予約ではありません。

Excel・Tourplanの見積書と、条件版を照合する順番

1. 担当者が原文を読み、変更後の条件を確認・保存します。希望や未回答を確定条件に変えません。
2. その時点の条件資料を出力し、人数・日程・予算の単位と未確認事項を読み返します。
3. 自社のExcelや旅行業務システム側で、該当する見積書を更新します。料金や空き状況は仕入先へ確認します。
4. 更新した見積書と出力資料を照合してから、どの条件版を使ったかを記録します。
5. 次の担当者が、原文、条件版、見積書、残った確認事項を開いて仕事を続けます。

MagpieHuntの見積もり適用記録は担当者による手動の申告です。ExcelやTourplanの内容を読み取って検証する機能ではなく、顧客の合意・在庫確保・予約完了を証明するものでもありません。製品での条件確認・資料出力手順と変更確認の手順を確認できます。

社内メモに貼り付ける引き継ぎ例

架空の記入例です。角括弧の担当・期限・参照先は、自社の実際の情報に置き換えてください。

案件：[自社の案件番号]
現在の条件：14名、ツイン7室希望。旅行日は未確認。
変更根拠：[変更メールの日時・件名・保存先]
資料：14名に変更後の条件CSVを出力。
見積書：[見積番号]は12名の条件のまま。14名へ更新・照合が必要。
未確認：旅行日、7室の空き、車両定員、変更後料金。
次の担当：[担当者]
次の作業：代理店に日程確認、仕入先へ空室・料金照会。
期限：[日付・時刻・タイムゾーン]

予算が記載されている場合は「JPY 350,000／グループ総額／航空券別」のように通貨・単位・範囲を添えます。一人あたりと総額を混ぜず、回答待ちは回答待ちのまま渡します。

日程・交通が変わる地域手配の場面や、人数変更を確認する英語メール例と組み合わせて使えます。別メンバーが次の対応を引き受けられたかは、実際の共同操作で確認してください。