旅行見積もりの英語メール｜送付・人数変更・回答待ちの例文

旅行会社・DMCから海外代理店へ送る3つのメール

このガイドは、日本側で訪日旅行を受託するDMC・旅行会社の担当者が、海外代理店に見積もりや確認状況を伝えるためのものです。旅行者として見積もりを依頼する場面とは、確認する条件と回答の責任範囲が異なります。

送付メールでは「見積書を添付しました」だけで終えず、何名・何泊・どの手配を前提にした価格なのかを短く示します。後から人数が変わった場合は、先に最終人数と部屋割りを確認し、旧版の価格をそのまま使えないことを伝えます。

初回の依頼に日程・予算などが不足している場合は、先に見積もり前の不足条件を尋ねる英語返信例を使ってください。

以下の英文はすべてMagpieHunt編集による架空の業務例です。実際の商品・料金・契約条件を示すものではありません。[角括弧]は差し替える箇所で、選択肢は実際に該当する表現を一つ選びます。送信前に不要な行と括弧を削除し、原文、見積書、仕入先の回答、既存の手配記録と照合してください。

例文1：旅行の見積書を添付して送付する

条件を確認して見積書を作成したものの、客室・車両・ガイドなどは予約していない場面の例です。見積書の中身とメールに書いた条件が一致していることを確認してから使います。

Subject: Japan tour quotation [quotation reference] – [travel dates] – version [version]

Dear [Name],

Thank you for confirming the arrangements for [group or tour name]. Please find attached our quotation, [exact attachment filename], version [version], dated [issue date].

The quotation is based on the following details:
- Travel dates and duration: [arrival date] to [departure date], [number] nights.
- Guests: [total number], comprising [adult and child breakdown, including children's ages where relevant].
- Accommodation: [cities, nights in each city, hotel category, and room arrangement].
- Transportation and guide services: [service dates, routes, vehicle requirements, and guide language].

The quoted price is [currency] [amount] [total for the whole group / per person]. The pricing basis is [guest numbers and any separate child rates or room supplements]. [State whether this is a net rate to the agent or a selling price, and whether commission is included.]

Included: [services included and treatment of applicable taxes and fees].
Not included: [services, taxes, or fees excluded, and any items payable separately].
Conditions still to be confirmed: [list each assumption or unconfirmed item, or write “None” only after checking].

The quoted rates are valid until [date, time, and time zone], subject to the conditions in [attachment section or page]. This rate validity does not guarantee availability. No rooms, vehicles, guides, or other services have been reserved. Availability and rates must be reconfirmed before booking.

Please review the attached version and let us know if any details need to be changed. If you would like us to proceed, please confirm the travel details and the quotation reference and version. We will then advise the next steps under the payment and cancellation terms in [attachment section or page]. Your reply alone does not confirm a reservation.

Best regards,
[Your name]
[Company]
[Contact details]

日本語での説明

お礼に続けて、添付する見積書の正確なファイル名・版・発行日を伝えます。日付、宿泊数、人数と内訳、宿泊・移動・ガイドの前提をまとめたうえで、通貨と金額がグループ総額か一人あたりかを明示します。

含まれるサービスと含まれない費用、税・手数料の扱い、未確認事項を示します。料金の有効期限があっても空き状況を保証するものではなく、この例では予約していないこと、予約前には料金と空き状況を再確認することを伝えています。代理店の返信だけで予約確定になる文面にはしていません。

この例で差し替えるポイント

• ファイル名と版：[exact attachment filename]は実際に添付した名前に合わせます。件名・本文・見積書で見積番号と版を揃え、旧版と見分けられる名前にします。
• 総額と一人あたり：[total for the whole group / per person]は一方を選びます。大人・子ども別、添乗員料金、シングル追加代などがあれば、その計算前提を見積書と揃えます。人数変更後に旧単価を掛け直すだけでよいとは限りません。
• 代理店向けの価格：仕入れ用のネット料金か販売価格か、コミッションを含むかを実際の取り決めに合わせて書きます。税・現地払いなども「込み」とまとめず、対象を示します。
• 有効期限：日付・時刻・タイムゾーンと見積書の該当箇所を記入します。自社で決めていない支払期限やキャンセル条件を追加しないでください。
• 未確認と予約状況：見積上の仮定があれば明記します。仮押さえがある案件は「何も予約していない」という行を流用せず、対象・期限・予約記録を確かめて実際の状況に置き換えます。

例文2：人数変更を確認し、再見積もりまでの扱いを伝える

見積書を送付した後に「人数が増えた」と連絡があり、新しい内訳や部屋割りがまだ揃っていない場面です。再見積書の送付メールではありません。変更を受け取ったことと、確認・再計算が残っていることを分けて伝えます。

Subject: Re: [original subject] – guest change and revised quotation

Dear [Name],

Thank you for your update received on [date]. We understand that the requested group size has changed from [previous total] to [new total] guests. We have not yet issued a revised quotation.

Before we check the revised arrangements, could you please confirm:
1. That [new total] is the final total, including [adults, children, tour leader, or other relevant categories], rather than the number of additional guests.
2. The adult and child breakdown, the children's ages where relevant, and the revised room arrangement.
3. Whether the travel dates, itinerary, luggage requirements, transportation, and guide services remain unchanged. Please list any other changes.

Quotation [previous quotation reference], version [previous version], was based on [previous total] guests. Please do not apply its group total or per-person rate to the new group size. We need to review accommodation, vehicle capacity, and the applicable rates before issuing a new version.

After receiving your confirmation, we will check with the relevant suppliers and prepare the revised quotation. We will provide our next progress update by [date, time, and time zone]; this is an update deadline, not a promise that revised prices will be ready.

The additional rooms, vehicle capacity, and revised rates have not been confirmed or reserved. Any existing reservations or holds are [actual current status, reference, and any expiry]. This email does not change or confirm those arrangements.

Best regards,
[Your name]
[Company]
[Contact details]

日本語での説明

変更前と変更後の人数を復唱し、新しい人数が「追加人数」ではなく「変更後の合計」かを確認します。内訳、年齢、部屋割り、日程・荷物・移動などのほかの変更も尋ねます。回答済みの項目は再質問せず、確認できた内容に直してください。

旧見積書は旧人数を前提にしたもので、新人数に総額・一人あたり単価をそのまま適用しないよう伝えます。料金の完成日が読めない場合も、担当者が守れる次の進捗連絡日時を示します。すでに予約や仮押さえがある場合は実際の状況を明記し、人数変更の受領によって手配が変更されたと誤解されないようにします。

人数変更後に社内で照合すること

1. メール原文で変更前後の人数を照合し、大人・子ども・添乗員などの数え方を揃えます。
2. 部屋数・部屋タイプ、車両定員と荷物量、ガイド・体験の参加条件を再確認する担当者を決めます。
3. 仕入先の回答後に実際の見積書を更新し、総額・一人あたりの内訳・条件・有効期限を読み直します。
4. 再見積書には新しい版を付け、どの旧版に代わるものかと変更点を送付メールに書きます。人数だけを新しくして旧版の添付を送らないよう確認します。

人数と部屋数の変更を案件で追う具体例は、海外代理店からの依頼を受けるDMCのシーンで確認できます。

例文3：仕入先の確認待ちで見積もりを確定できない

ホテル・車両などの料金や空き状況が未回答で、依頼された範囲の見積もりをまだ確定できない場面です。「確認中です」に加えて、何が未回答で、見積もりのどこに影響し、次にいつ連絡するかを伝えます。

Subject: Update on quotation [request or quotation reference] – supplier confirmation pending

Dear [Name],

I am writing with an update on your request for [group or tour name], travelling on [travel dates].

We are still waiting for [supplier or service type] to confirm [the specific availability, rate, or condition outstanding]. We therefore cannot yet provide a confirmed quotation for [affected service or scope].

The details currently used for our checks are [guest total and breakdown, room arrangement, dates, and affected route or service]. Please let us know if any of these details have changed.

For clarity:
- Awaiting confirmation: [outstanding items and responsible supplier or team].
- Effect on the quotation: [which amount, service, or condition cannot yet be finalised].
- Current booking or hold status: [actual status, reference, and expiry; state “not reserved” where applicable].

We will send you a further progress update by [date, time, and time zone], even if the supplier has not replied. This update deadline is not a guarantee of availability or a final price.

If your decision deadline is earlier, please let us know. We can discuss checking [alternative dates, hotel category, route, or other relevant option], subject to your approval. No alternative service has been quoted or reserved through this email.

Thank you for your patience.

Best regards,
[Your name]
[Company]
[Contact details]

日本語での説明

確認待ちのサービスと、そのために確定できない料金・条件を具体的に示しています。照会に使っている人数・部屋割り・日程が現在も正しいかを確認し、予約や仮押さえの有無は実際の記録に合わせて書きます。

次の連絡日時は「仕入先の回答がなくても進捗を連絡する期限」です。最終料金や在庫を約束する期限と混同しないでください。代理店の判断期限が早いときは、日付・ホテル等級など、代替案を調べてよい範囲を相談します。代替案を列挙しただけで、料金提示や予約が済んだことにはしません。

• 仕入先名を社外に出せない場合は、[supplier or service type]を「hotel」「transport provider」など、伝えてよいサービス名に差し替えます。
• 一部のみ確定している場合は、未回答の範囲を絞ります。旅行全体の料金を確定したように読める表現は使いません。
• 仮押さえがある場合は対象と期限を、未予約なら「not reserved」を明記します。確認先から回答を得ていない価格を補って書かないでください。

送信前に、本文・見積書・現在の条件を照合する

英文が自然でも、添付が旧版だったり価格の単位が曖昧だったりすると、次の判断に使えません。送信を担当する人は、メール本文だけでなく、実際に添付する見積書を開いて次の点を確認します。

再送するときは「条件を更新した日時」「見積書を更新・照合した日時」「代理店に送った日時」を分けて残します。新しい条件を同僚に渡しただけで、外部の見積書への反映が済んだとは扱いません。

3通の英語メールをテキストでダウンロード

上の3通と同じ英文を、一つのUTF-8テキストファイルにまとめています。登録やメールアドレスの入力は不要です。自社で使う文面に編集し、差し替えた条件を原文と見積書で確認してから送信してください。

旅行見積もりの英文メール3種を保存する（TXT）

ファイルには顧客情報や実際の見積金額は含まれていません。編集後のメール・添付・顧客情報は、自社で許可された保存先と共有範囲で扱ってください。

英文の作成と、見積もりに使った条件の記録をつなぐ

一人で原文・確認表・見積書をすぐに開ける案件なら、このテンプレートと普段のメール・表計算で進められます。海外代理店から変更が重なり、問い合わせを読む人と見積書を作る人が異なる場合は、どの条件を確認して、どの見積書に反映したかを共有する必要があります。

MagpieHuntでは、許可された英文メールの原文と読み取り候補を担当者が照合し、採用する条件を保存します。確認した条件・未確認事項を貼り付け用資料やCSVとして出し、担当者がExcel・Google Sheets等の実際の見積書を更新・照合した後、使った条件版を手動で記録できます。

このガイドのメールは担当者が編集して自社のメール環境で送る文例です。MagpieHuntの条件資料を出した時点で料金が計算されたり、添付の見積書が更新されたり、客室や車両が確保されたりするものではありません。原文と未確認事項を残し、見積書への反映を人が確認するために使います。

• 海外代理店の人数・部屋数変更を確認する流れ
• 条件変更と見積もりへの適用記録の使い方
• 料金・無料体験の利用条件