旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
取込許可範囲表CSV：対象と除外を残す
箱役割/対象条件/除外/許可者役割/原本保持/解除担当のCSV。確定していない希望を採用済みの条件や外部見積の更新と混同せず、担当者が確認して進めます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
見積もり前の条件チェック
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：ツイン6室。未確認なら空欄
例：1名あたりJPY 200,000／航空券を除く
例：宿泊・専用車・英語ガイド
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
対象・除外・許可の範囲を先に合意する
一つの箱に届く全てのメールを取り込む前提にせず、対象と除外を行単位で承認するための表です。メール設定そのものを保存するファイルではありません。必要な箱役割と利用目的を記し、新しい取引先の追加は既存承認の延長と決めないようにします。
列の意味と人が確かめる内容
| 列名 | 記入・確認する内容 |
|---|---|
| record_type | SAMPLEは架空見本、BLANKは自分の作業用空欄。 |
| mailbox_role | 業務箱の役割名。実アドレスの一覧は公開見本へ入れない。 |
| correspondence_scope | 対象sender/recipient条件を人が確認した範囲。 |
| scope_decision | 許可・除外・要相談を分ける。空欄を許可としない。 |
| approval_reference | 組織の承認記録の参照。署名や秘密は不要。 |
| original_retention | 原箱継続と保持の要件、確認済みかを記す。 |
| rule_owner | 設定・停止を相談する役割。共有パスワードは書かない。 |
架空の記入例を読む
以下は独自に作成した架空行です。実顧客の記録や製品の自動出力ではありません。
| record_type | mailbox_role | correspondence_scope | scope_decision | approval_reference | original_retention | rule_owner |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SAMPLE | Operations mailbox | Approved partner enquiries | approved_scope | INTERNAL-APPROVAL-A | original must remain | Mail administrator |
| SAMPLE | Mixed mailbox | Personal and payroll messages | excluded | INTERNAL-APPROVAL-A | do not copy | Mail administrator |
| SAMPLE | Operations mailbox | New partner not yet listed | needs_approval | not_confirmed | original must remain | Operations owner |
行の違いから判断すること
SAMPLEの承認行を自社の実承認とみなさず削除します。対象を広げる前に除外行が残るかも確認し、設定完了後は配信試験を別に記録してください。
空欄から使う順序
- CSVを文字列として開き、SAMPLE行を見本として読んだあと、実作業の表から削除する。
- BLANK行を複製し、見た原文や承認資料にある内容だけを一行ずつ記入する。未回答は空欄のまま黙認せず未確認と書く。
- 確認できた行と未確認行を比べ、追加質問や外部照合の担当・期限を定める。
- CSVを編集しても案件へ反映されない。実案件では原文を確認して該当条件や次の対応を別に保存する。
ファイルの扱いとツールの範囲
独立した手動ワークシートであり、MagpieHuntへの一括インポート形式ではありません。列名や値を追加しても新しい専用フィールドや自動通知は作られません。数式・マクロ・料金計算は含みません。
全セルを引用符で囲み、数式として解釈されやすい先頭文字は配布時に文字列化しています。自分で入力し直した内容まで自動で安全になるわけではありません。表計算ソフトで日付・参照番号の自動変換を確認してください。
公開ツールの入力/出力だけを実在機能として説明。教材固有の完成英文/表は独自教材と明記。固定試用の数値へ置換させない。
MagpieHuntで残す場所と次の対応
この表の「対象・除外・許可の範囲を先に合意する」という判断を、案件の原文確認と担当・期限を付けた次の対応につなげます。
原文は「条件の確認」で候補と照合し、候補にない確かな情報は「条件をまとめて記録」の該当する実在欄へ根拠付きで記入します。任意の新しい条件フィールドや仕入先回答ステータスは追加しません。未確認の事情は「メール全体の確認」の補足や、担当と期限を付ける「次の対応」で扱います。
見積もりへ渡すときは「見積もり・引き継ぎ資料」の全文を取得して内容を確認します。外部の表計算や見積書を担当者が更新・照合してから、実際に使った条件版の適用を記録します。資料を作ったことと、外部手配が済んだことを一つにしません。
原文・現在条件・使った資料を分けて試す
- 本頁は独立した架空教材です。試用入口で開く固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」へ、本頁の文面・日付・数値・CSVは自動転送されません。固定原文を教材の値で上書きしません。
- 正式アカウントの登録・メール確認、管理者MFA、組織の取込許可と利用枠の確認を行う。練習メールも実際の保存対象となるため、案内に沿って明示的に取り込む。
- 初回原文の8名・5日間、金沢・京都、ホテル・茶道体験・鉄道移動を読み、候補の採否と必要な手動条件を保存する。原文全体を確認し、確認補足が必要なら事実と未確認を分けて「全文の確認を保存」する。
- 現在版の全文表をコピーするかCSVを保存して内容を確認し、自分で用意した練習用の外部見積資料を人が更新・照合した後、初回の適用記録を残す。準備ボタンや部分コピーだけで適用済みにしない。
- 初回適用まで終えて案内が表示されたら、同じ案件へ変更のテストメールを取り込む。10名、京都1泊追加、鉄道から専用車へ変更・茶道体験を維持という変更を原文で照合し、候補以外の実在欄も確認して全文確認・変更後全文出力を行う。版名は実際の保存結果を使う。
- 別の実在編集メンバーへ同じ案件リンクと残る確認を渡す。受け手本人が現在条件・最初の適用記録を照合し、変更後全文を出力して外部見積を手動更新・照合した後に適用を記録する。同じ人の再操作だけで引き継ぎ完了にしない。
確認すること：固定練習の10名、京都1泊追加、鉄道から専用車へ変更・茶道体験を維持を原文根拠で照合し、現在条件・全文出力・外部見積への人の適用を区別できます。旅行日・変更後の全行程、ホテル・体験の対応可否、予算・車両定員は確認を残します。
公開教材と公開ツールは案件へ自動保存しません。自動翻訳、予約、料金計算、全箱同期、外部見積書の自動更新は行いません。
原文を照合する固定の練習へ進む14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。