旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
限定メール取り込みの社内承認依頼文
対象箱/顧客条件/除外/保管/解除担当を記したTXT。確定していない希望を採用済みの条件や外部見積の更新と混同せず、担当者が確認して進めます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
この文面で確認すること
社内の管理者へ必要な範囲だけを説明する文面です。対象の箱や宛先は承認された実情報へ差し替えますが、公開ツールへ実顧客のアドレス一覧やメール全文を貼りません。全箱転送を初期値として承認を求めないようにします。
差し替えて使う空欄版
Subject: [purpose] - [enquiry reference] Dear [approved contact or role], Regarding [source or enquiry reference], we understand [facts verified in the source]. Please confirm [business mailbox role / approved sender/recipient conditions], including [excluded correspondence / administrator and rule owner]. [State what remains unchanged and what is still under review.] [Next action, owner or applicable response date after human review.] Kind regards, [Your name / approved team role] [Your company]
架空の完成例
Subject: Approval request for a limited business-mail copy - SAMPLE-REFERENCE Dear Travel Partner, We would like approval to copy a defined set of travel enquiries from the operations mailbox into the enquiry workspace. This request is limited to approved partner correspondence addressed to that business mailbox. Personal messages, payroll correspondence and unrelated notifications are excluded. The original mailbox must continue receiving and retaining the messages. Please review the proposed sender and recipient conditions before any rule is enabled. Please identify the administrator who can approve the scope, confirm the approved external destination through our internal process, and specify who will disable or revise the rule if responsibilities change. No mailbox rule or external access has been enabled by sending this approval request. Kind regards, Sample Operations Team Fictional Travel Company
送信前に差し替える項目
| 空欄 | 確認する根拠 |
|---|---|
| [business mailbox role] | 原文または承認された社内記録で確認した内容。未確認ならその状態を明記し、別案件の値を流用しない。 |
| [approved sender/recipient conditions] | 原文または承認された社内記録で確認した内容。未確認ならその状態を明記し、別案件の値を流用しない。 |
| [excluded correspondence] | 原文または承認された社内記録で確認した内容。未確認ならその状態を明記し、別案件の値を流用しない。 |
| [administrator and rule owner] | 原文または承認された社内記録で確認した内容。未確認ならその状態を明記し、別案件の値を流用しない。 |
確認してから使う順序
- 空欄版を複製し、この頁の目的に必要な参照と対象だけを埋める。
- 完成例のSAMPLEや架空会社を残さず、原文で確認した事実と未回答を分ける。
- 宛先・対象案件・変更していない条件・送信権限を担当者が確認する。
- 実際に送る場合は会社の承認された手順を使い、送信した結果と次の対応を別に残す。
公開ツールと文案の関係
公開ツールの入力/出力だけを実在機能として説明。教材固有の完成英文/表は独自教材と明記。固定試用の数値へ置換させない。
公開の不足条件メールツールは日程・人数・部屋・予算・範囲・便の固定質問です。この頁固有の依頼文をそのまま生成したとは扱いません。コピーやTXT保存のあとも、人が意図・署名・対象を確認します。
MagpieHuntで残す場所と次の対応
この文面の判断は「限定メール取り込みの社内承認依頼文」という作業です。原文確認と実際の送信結果を分けて記録します。
原文は「条件の確認」で候補と照合し、候補にない確かな情報は「条件をまとめて記録」の該当する実在欄へ根拠付きで記入します。任意の新しい条件フィールドや仕入先回答ステータスは追加しません。未確認の事情は「メール全体の確認」の補足や、担当と期限を付ける「次の対応」で扱います。
見積もりへ渡すときは「見積もり・引き継ぎ資料」の全文を取得して内容を確認します。外部の表計算や見積書を担当者が更新・照合してから、実際に使った条件版の適用を記録します。資料を作ったことと、外部手配が済んだことを一つにしません。
原文・現在条件・使った資料を分けて試す
- 本頁は独立した架空教材です。試用入口で開く固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」へ、本頁の文面・日付・数値・CSVは自動転送されません。固定原文を教材の値で上書きしません。
- 正式アカウントの登録・メール確認、管理者MFA、組織の取込許可と利用枠の確認を行う。練習メールも実際の保存対象となるため、案内に沿って明示的に取り込む。
- 初回原文の8名・5日間、金沢・京都、ホテル・茶道体験・鉄道移動を読み、候補の採否と必要な手動条件を保存する。原文全体を確認し、確認補足が必要なら事実と未確認を分けて「全文の確認を保存」する。
- 現在版の全文表をコピーするかCSVを保存して内容を確認し、自分で用意した練習用の外部見積資料を人が更新・照合した後、初回の適用記録を残す。準備ボタンや部分コピーだけで適用済みにしない。
- 初回適用まで終えて案内が表示されたら、同じ案件へ変更のテストメールを取り込む。10名、京都1泊追加、鉄道から専用車へ変更・茶道体験を維持という変更を原文で照合し、候補以外の実在欄も確認して全文確認・変更後全文出力を行う。版名は実際の保存結果を使う。
- 別の実在編集メンバーへ同じ案件リンクと残る確認を渡す。受け手本人が現在条件・最初の適用記録を照合し、変更後全文を出力して外部見積を手動更新・照合した後に適用を記録する。同じ人の再操作だけで引き継ぎ完了にしない。
確認すること：固定練習の10名、京都1泊追加、鉄道から専用車へ変更・茶道体験を維持を原文根拠で照合し、現在条件・全文出力・外部見積への人の適用を区別できます。旅行日・変更後の全行程、ホテル・体験の対応可否、予算・車両定員は確認を残します。
公開教材と公開ツールは案件へ自動保存しません。自動翻訳、予約、料金計算、全箱同期、外部見積書の自動更新は行いません。
原文を照合する固定の練習へ進む14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。