旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
早朝到着で客室を使える時刻を確認する
現地の到着時刻、荷物預かり、客室利用開始、前泊の扱いを別条件として整理します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
旅行期間と宿泊夜数
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
最初に決める確認単位
早朝にホテルへ着くとき、荷物を預けられるという回答だけで客室へ入れるとは限りません。到着予定は旅行者の行動、客室利用開始は施設が回答するサービスです。前泊が必要かどうかも勝手に決めず、客室を使いたい時刻を明示して照会します。
回答を読む単位はメール一通ではなく、対象サービス・日付・項目です。一つの回答で全項目が埋まったと考えると、別泊や別サービスの未回答を失います。依頼原文と回答原文の双方に参照を付け、どの行が解決したかを示します。
架空の原文と回答を対照する
| 照合する項目 | 原文で読める事実 | 残す判断・次の確認 |
|---|---|---|
| 到着予定 | 11月10日07:30にホテル着 | 現地日付と時刻を確認 |
| 荷物 | Storage from 08:00 available. | 荷物預かりの回答として残す |
| 客室利用 | 入室開始の回答なし | 希望時刻の可否・条件を質問 |
| 前泊 | 依頼していない | 前泊料金を自動で追加しない |
Request: Our guests expect to reach the hotel at 07:30 local time on 10 November. Could you advise room access from 08:00 separately from luggage storage? Supplier reply: Luggage storage is available from 08:00.
確認を進める順番と止める条件
日数ツールは日付の差を計算するだけです。チェックイン開始、前泊の必要性、荷物保管の対応可否は判定しません。
担当交代の前には未回答を一つずつ次の質問へ落とします。「要確認」だけで終えず、相手にどの対象の何を回答してほしいかまで記入すると、次の担当が同じ原文から確認を再開できます。
- 日本の現地到着日を確認し、航空便の日付表示だけで泊日を決めません。
- 客室利用と荷物預かりを別の質問にして、回答された項目を特定します。
- 客室の利用開始が未回答なら、前泊の要否も含めて施設の条件を確認し顧客へ選択肢を戻します。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「到着は午前だがsupplierが回答したのは荷物預かりのみ」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：旅行期間と宿泊夜数。現地の開始日と終了日から日付差を計算します。入退室時刻や予約された泊数は確認しません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
家族・プライベート旅行の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「家族・プライベート旅行」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「6 guests」、大人4名・子ども2名、北海道、総額JPY 600,000の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。子どもの年齢と部屋割りは自動で確定せず、原文を基に手動で記録します。総額予算を一人あたりに読み替えません。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
確認すること：初回原文の「大人4名・子ども2名、計6名、北海道・6日間、希望は2室、総額JPY 600,000・航空券を除く」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、客室の割り当て・寝具・確保、施設の受入条件・年齢別料金を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
家族・プライベート旅行の原文確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。