旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
ホテルへ荷物を送る前の受取確認
発送前に宿泊予約と荷物参照を照合し、受取日・可否・保管条件をホテルへ確認する資料です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
仕入先へ確認する英文の依頼草稿
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。
人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
最初に決める確認単位
荷物の到着予定が宿泊前日なら、チェックイン日だけの連絡では受付側が照合できないことがあります。代表名を公開教材へ持ち込まず、社内で照合できる匿名参照と到着予定を分けて整理し、ホテルから受取方法を得てから発送担当へ渡します。
回答を読む単位はメール一通ではなく、対象サービス・日付・項目です。一つの回答で全項目が埋まったと考えると、別泊や別サービスの未回答を失います。依頼原文と回答原文の双方に参照を付け、どの行が解決したかを示します。
架空の原文と回答を対照する
| 照合する項目 | 原文で読める事実 | 残す判断・次の確認 |
|---|---|---|
| 宿泊参照 | STAY-52、11月12日チェックイン | 荷物の照合先として提示 |
| 荷物参照 | PKG-52、前日到着予定 | 宿泊参照との対応を伝える |
| 受取可否 | 事前承認なし | 発送済みと書かず可否を質問 |
| 保管・引渡し | 担当と手順が未回答 | 受取場所・保管条件を確認 |
Request: Before dispatch, may we send two suitcases under package reference PKG-52 for stay STAY-52? Delivery is expected on 11 November, one day before check-in. Please advise acceptance and storage instructions. Supplier reply: Please provide the stay reference and expected delivery date for review.
確認を進める順番と止める条件
宿泊があるだけで荷物を必ず受け取るとは仮定しません。仕入先草稿ツールは配送手配、追跡、受取承認を行いません。
担当交代の前には未回答を一つずつ次の質問へ落とします。「要確認」だけで終えず、相手にどの対象の何を回答してほしいかまで記入すると、次の担当が同じ原文から確認を再開できます。
- 宿泊参照と荷物参照を一対で整理し、到着予定日を明記します。
- 配送事業者の予定とホテルの受取承認を別々に確認します。
- ホテルの指示が届いてから発送担当が送り状と照合し、受取後の連絡先を決めます。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「荷物が宿泊前日に着く予定で受取承認はまだない」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：仕入先へ確認する英文の依頼草稿。照会条件と質問を人が英語で用意し、定型の英文枠に入れる補助です。翻訳、送信、予約・変更・取消の実行は行いません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
家族・プライベート旅行の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「家族・プライベート旅行」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「6 guests」、大人4名・子ども2名、北海道、総額JPY 600,000の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。子どもの年齢と部屋割りは自動で確定せず、原文を基に手動で記録します。総額予算を一人あたりに読み替えません。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。
確認すること：初回原文の「大人4名・子ども2名、計6名、北海道・6日間、希望は2室、総額JPY 600,000・航空券を除く」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、客室の割り当て・寝具・確保、施設の受入条件・年齢別料金を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
家族・プライベート旅行の原文確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。