旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
ホテルへの空室照会：依頼・回答・予約を分ける
泊別の必要室数と回答を突き合わせ、空室照会・回答・予約の段階を区別するための判断表です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
仕入先へ確認する英文の依頼草稿
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。
人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
最初に決める確認単位
最終泊の一行が空白でも、最初の泊が回答済みなら全泊確保と読んでしまいがちです。必要室数が泊ごとに違う場合は、日付別に回答済み・未回答を判定します。availableという記述だけでは予約を依頼した根拠になりません。
回答を読む単位はメール一通ではなく、対象サービス・日付・項目です。一つの回答で全項目が埋まったと考えると、別泊や別サービスの未回答を失います。依頼原文と回答原文の双方に参照を付け、どの行が解決したかを示します。
架空の原文と回答を対照する
| 照合する項目 | 原文で読める事実 | 残す判断・次の確認 |
|---|---|---|
| 11月10日 | ツイン6室にavailableとの回答 | 照会回答として原文を保持。予約参照は別に確認 |
| 11月11日 | ツイン6室にavailableとの回答 | 他泊への回答として流用しない |
| 11月12日 | 必要はツイン4室、回答欄は空白 | 4室についての回答を再照会 |
| 全泊の状態 | 予約指示・予約参照はない | 全泊確保済みとは案内しない |
Request: Please check six twin rooms on 10 and 11 November, and four twin rooms on 12 November. This is an availability enquiry only. Please reply for each night separately. Supplier reply: Six twins are available on 10 and 11 November. We will check the last night.
確認を進める順番と止める条件
最終泊を含む書面回答を得るまで、三泊分の客室がそろったとは伝えません。予約指示を出す権限と手順も、空き回答とは別です。
担当交代の前には未回答を一つずつ次の質問へ落とします。「要確認」だけで終えず、相手にどの対象の何を回答してほしいかまで記入すると、次の担当が同じ原文から確認を再開できます。
- 依頼を泊日・室種・必要数に分解し、総室泊の合計だけでは照会しません。
- ホテルの回答を同じ泊日の行へ付け、数の回答がない行は未回答のまま残します。
- 最終泊4室だけを次の質問にします。既回答の二泊を再び未回答に戻す必要はありません。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「架空ホテル回答は最終泊だけ未回答で、全泊確保には至らない」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：仕入先へ確認する英文の依頼草稿。照会条件と質問を人が英語で用意し、定型の英文枠に入れる補助です。翻訳、送信、予約・変更・取消の実行は行いません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。
確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
海外旅行会社からの手配の原文確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。