旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
客室の仮押さえと返室期限を原文で確認する
客室の仮押さえ範囲、期限の時刻・地域、返室条件を分けて読む確認手順です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
仕入先へ確認する英文の依頼草稿
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。
人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
最初に決める確認単位
holdやoptionの意味を一語から決めず、回答が対象にする設備を先に特定します。客室と会議室を同じ依頼に含めても、仕入先の回答が両方に及ぶとは限りません。期限は日付だけでなく時刻・地域・返室する対象を原文で確認します。
回答を読む単位はメール一通ではなく、対象サービス・日付・項目です。一つの回答で全項目が埋まったと考えると、別泊や別サービスの未回答を失います。依頼原文と回答原文の双方に参照を付け、どの行が解決したかを示します。
架空の原文と回答を対照する
| 照合する項目 | 原文で読める事実 | 残す判断・次の確認 |
|---|---|---|
| 客室 | 10室を11月8日までhold | 期限の時刻と地域を質問 |
| 会議室 | still checkingの回答 | 仮押さえ対象へ加えない |
| 期限経過後 | release条件の記述なし | 自動返室か再確認が必要かを尋ねる |
| 返室の担当 | 社内の判断者が未指定 | 期限前に判断する人と対応を決める |
Request: Please advise an option for ten rooms and the meeting room for the afternoon session. Could you state the option deadline and release conditions separately? Supplier reply: We can hold the guest rooms until 8 November. The meeting room is still being checked.
確認を進める順番と止める条件
客室のholdを会議室の確保へ広げないことが終了条件です。期限の解釈が残る場合は、仮押さえを確約として顧客へ伝えません。
担当交代の前には未回答を一つずつ次の質問へ落とします。「要確認」だけで終えず、相手にどの対象の何を回答してほしいかまで記入すると、次の担当が同じ原文から確認を再開できます。
- 依頼した客室と会議室を別行にし、回答の対象範囲を確認します。
- 11月8日という日付だけを社内の確定期限にせず、時刻・タイムゾーンを再質問します。
- 回答を得た期限を次の対応のJST期限へ人が照合し、返室判断者と前倒しの確認予定を残します。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「仕入先は客室のみ仮押さえ、会議室は対象外と回答」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：仕入先へ確認する英文の依頼草稿。照会条件と質問を人が英語で用意し、定型の英文枠に入れる補助です。翻訳、送信、予約・変更・取消の実行は行いません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。
確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
海外旅行会社からの手配の原文確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。