旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
旅行案件の引き継ぎ表CSV：原文・適用版・次の対応を渡す
案件の要約だけでなく、同僚が次の作業を始めるための出典と未完了をそろえて渡します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
このワークシートで整理するもの
担当者の不在や交代で、案件を読める同僚へ続きを渡すための手動ワークシートです。メール原文そのものを不必要に複製せず、案件内の参照を残します。
最新の条件と外部見積書へ適用した条件版を別々に記入します。見積書が未更新なら、その状態と次の担当を明示して渡してください。
入力欄の意味と確認元
| 欄 | 入力する内容・注意 |
|---|---|
| handoff_item | 現在条件、適用版、回答待ち、代理店案内等を一行ずつ |
| summary / source_reference | 短い要約と、原文・ファイルをたどる参照 |
| state | 実際に完了した範囲。未確認は未確認と記入 |
| next_owner / next_action | 引き継ぐ人と具体的な行動 |
| due_at | 行動の社内期限。年月日・時刻・タイムゾーンを記載 |
架空案件の記入例
CSV内のrecord_type=SAMPLEはすべて架空の記入例です。実案件へ転用する前にSAMPLE行を削除し、BLANK行を複製して作業してください。個人名や健康情報を公開練習へ入れないでください。
| 項目 | 現状 | 次の行動 | 担当 |
|---|---|---|---|
| 現在条件 | v3・京都追加1泊 | 原文を読む | 担当B |
| 外部見積適用 | v2のまま | 外部修正・照合後v3を記録 | 担当B |
| 仕入先回答 | 追加泊の空室と料金待ち | 受信確認・再照会 | 担当B |
空欄から使い始める手順
- SAMPLE行を削除し、現在条件と外部適用版を別行に記入する。
- 未回答と既に送った案内を原文の参照付きで列挙する。
- 次の担当者、具体的な行動、期限を入力する。
- 同僚が案件と参照資料にアクセスできるか、権限とリンクを確認する。
- 同僚が原文・適用版・直近の次の対応を読めたことを確かめ、双方の記録を更新する。
この表で見落としやすい点
- 資料を渡したことだけで外部見積書更新済みにしない。
- 要約を原文の代わりにせず、重要な変更の根拠を残す。
- 表の担当者変更だけではアプリ権限や案件担当が変わらないため、既存の招待・担当手順を別途行う。
CSVとアプリを併用するとき
このCSVは担当者が編集する独立したワークシートです。MagpieHuntのインポート専用形式ではなく、ファイルを編集しても案件へ自動反映されません。案件で原文を照合して条件を手動反映し、この表を外部資料との手動照合に使ってください。
CSVは全セルを引用符で囲み、先頭が数式として解釈されやすい文字のセルはアポストロフィで無害化する形式で用意しています。配布後に入力し直す値の安全性まで保証するものではありません。表計算ソフトのインポートで文字列として開き、日付・時刻・参照番号の自動変換を確認してください。数式やマクロ、価格計算は含みません。
引き継ぎ表と案件の未完了を照合する
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「地域手配・同僚への引き継ぎ」の初回原文で8名・5日間・金沢と京都を確認する。教材の現在v3・適用v2や仕入回答は固定練習に自動追加されない。
- 案内に沿って初回資料の出力・自分で用意した外部見積資料の照合・適用記録後に、10名・京都1泊追加・専用車変更のメールを扱う。CSVのSAMPLEを消し、実際に保存された版と残る確認だけを記入する。
- 次の対応に確認する人と期限を残す。別の実際のメンバーが続きを担当する場合は、同じ案件を開ける権限と原文・外部資料の共有範囲を確認する。単独操作を同僚の作業完了とはしない。
- 取り込みの承認がある実案件でも、現在条件・実際の見積適用版・原文参照・未完了を手動照合して渡し、次の担当者が確認・実行した事実を別に確認する。
確認すること：固定練習の実際の版と未完了を表へ残し、引き継ぐ人が次の確認を始められる材料をそろえられます。
手動編集用の表です。アプリへのインポート、外部表との同期、数式計算、予約・料金・施設条件の自動判定は行いません。
引き継ぎ表と案件の未完了を照合する14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。