旅行の問い合わせ管理記入例・英文例 · 訪日旅行会社・DMC向け
担当者が休暇に入る前の旅行案件引き継ぎ｜未回答と次の担当を残す例
メールを転送して「お願いします」と書くだけでは、何を待ち、どの条件で返事をするかが伝わりません。代理担当者が最初に見る原文と、行う判断を具体的に指定します。
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登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
最初の英文原文を読む
以下は判断手順を説明するために作成した架空の問い合わせです。実在する顧客や導入成果を示すものではありません。アプリ内にこの案件があらかじめ用意されているという意味でもありません。
Subject: Extra Kyoto night before your leave For our group of 8 adults, could you check one extra night in Kyoto after the Kanazawa visit? The final hotel date depends on our return flight. We need a status update by 15 July 2027 at 12:00 Japan time. Please tell us who will cover our enquiry while you are away. This is a fictional training inquiry.
採用できる条件と、まだ確かめる条件
| 項目 | 原文から分かること | 判断時の注意 |
|---|---|---|
| 現在条件 | 8名、金沢・京都の依頼 | 延泊日付は未確定 |
| 待ち事項 | 帰国便とホテルの延泊回答 | 顧客待ちと仕入先待ちを分ける |
| 期限 | 7月15日12:00日本時間の状況報告 | 仕入先回答の保証ではない |
| 引き継ぎ | 代理担当の案内が必要 | 担当変更だけで作業完了にはしない |
初回メールを読んだ後の確認文案
質問は原文にない条件を補うための文案です。宛先、対象の日付・人数、既に回答済みの内容を人が見直してから、自社の送信手順で使います。
A colleague will cover your enquiry during my leave. We are still checking the extra Kyoto night and awaiting your final return-flight details. We will provide a status update by 15 July at 12:00 Japan time. Please reply in this email thread so the update stays with the same enquiry.
後から来た返信・変更をどう読むか
帰国便が一日後という情報だけからホテルの新しいチェックアウト日を確定しません。代理担当者に確認作業を割り当て、顧客に日付を照合してから条件と見積もりを更新します。期限を引き継ぎ時に再確認します。
The return flight is now one day later. Please ask your covering colleague to confirm the revised hotel check-out date with us before updating the quotation. We still need the update at the agreed time.
見積もり・次の担当者に渡す記入例
この見本は本ページのために手で記入したものです。公開ツールやアプリが同じ文章を自動生成した結果ではありません。人が採用した条件をアプリで資料へ出し、外部の見積もりへ実際に使った後で適用記録を残す、という順番を確認します。
休暇前の引き継ぎ（架空例） 対象：8名、金沢・京都、京都1泊追加の希望 根拠：帰国便が一日後になった顧客返信。ホテル出発日は要確認 未回答：延泊在庫・料金、新チェックアウト日 代理担当：有効なチームメンバーを案件で指定 次の対応：日付を顧客へ確認し、07-15 12:00日本時間までに状況報告 見積：代理担当が日付とホテル回答を照合してから更新する。
このケースで確認を終える条件
- 待ち事項・期限・見積もりの状態を同僚へ渡すこと。
- 未回答の項目を希望・照会中・回答済みのいずれかに整理し、対応者と次の期限を決めること。
- 原文と現在の条件を照合し、資料のコピー、外部見積もりの更新、仕入先の確保をそれぞれ区別すること。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「地域手配・同僚への引き継ぎ（8名から10名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、待ち事項・期限・見積もりの状態を同僚へ渡すという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で宿泊希望と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。案件担当の変更は、別の「案件の担当者」で選び「担当を保存」を押します。作業内容・担当・期限は、別の「次の対応を追加」で設定します。期限は日本時間JSTです。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：既存の引き継ぎ練習で、変更後の10名・京都延泊希望と未定の日付・予算を確認できます。同僚に渡す次の対応、担当、期限を具体的に残し、担当変更だけで確認済みにしない状態を確かめられます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
原文と条件の照合を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。