旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
変更が入った旅行案件を同僚へ渡す｜原文・版・次の対応の実務手順
変更メールを渡すだけでは、旧見積もりに何が残るかまで伝わりません。現在の条件と前回使った条件を並べ、同僚が次に行う判断を一つずつ確認します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
「地域手配・同僚への引き継ぎ」の既存練習を使います。初回8名・金沢と京都・5日間・ホテルと茶道体験・鉄道移動に対し、変更は10名、京都1泊追加、専用車希望です。旅行日・予算は未定で、全行程や仕入先回答も再確認します。
始める前に用意するもの
- 管理者が必要なメンバーをチームへ招待し、有効な権限で同じ案件を読める状態にする。
- 現在条件、出力した資料、外部見積もりに使った版を確認する。
- 顧客待ち、仕入先待ち、社内で見直す事項を分け、次の対応と期限を用意する。
原文から次の対応までの操作
- 現在の担当者が変更原文を読み、10名・京都1泊追加・専用車・茶道体験維持を照合します。新しい全日数や料金は推測で決めません。
- 明確な変更を採用し、未確定の日付・予算・ホテルと体験の可否を残して資料を出し直します。旧見積書が8名・鉄道のままかを確認します。
- 有効な同僚を案件の担当にし、「顧客へ日付確認」「ホテル延泊照会」「外部見積もり照合」など、具体的な次の対応を担当と期限付きで設定します。
- 同僚が自分の権限で同じ案件を開き、原文・現在条件・旧見積もりとの相違を確認して実作業を続けます。担当変更やコピーだけを引き継ぎ完了とはしません。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| 原文 | 変更箇所と維持する茶道体験 | 候補だけで全文確認を終えない |
| 条件 | 10名、延泊希望、専用車希望と未定事項 | 希望を仕入先の確約へ変えない |
| 見積もり | 前回使った8名・鉄道版との相違 | 新資料出力で外部見積が自動更新されたと考えない |
| 次の対応 | 何を誰がいつ確認するか | 通知や担当変更だけに対応判断を任せない |
作業後の確認メモ
同僚が読む引き継ぎ例（架空例） 変更：8→10名、京都1泊追加、鉄道→専用車。茶道体験は維持 未回答：旅行日、変更後の全行程、予算 仕入先：延泊、車両、体験の対応可否を再確認 外部見積：旧8名・鉄道条件の箇所を照合する 次の担当：有効なチームメンバーを指定 次の作業：顧客へ日付確認後、仕入先回答と見積書を更新する。
次へ進む前に確認すること
別担当者が条件確認や添付の点検など、実際に続きを処理できたかを確認します。必要なら任意の試用時間記録で、取り込み、照合、転記と同僚への説明まで含めた作業を比較し、増えた時間もそのまま残します。
- 同僚が原文と現在の10名条件へ自分で戻れる。
- 未回答事項と、旧見積書に残る変更前の項目を説明できる。
- 次の対応を実際に行う担当と期限が読め、作業後に記録を更新できる。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「地域手配・同僚への引き継ぎ（8名から10名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、変更前後・未回答・次の担当を一件で確認するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で人数・宿泊希望・交通と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。案件担当の変更は、別の「案件の担当者」で選び「担当を保存」を押します。作業内容・担当・期限は、別の「次の対応を追加」で設定します。期限は日本時間JSTです。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。