旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
改訂部屋割りの提出先と期限を確認する英文
改訂部屋割りの提出先・必要欄・期限を、ホテルと別会場で混ぜないための英文です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
仕入先へ確認する英文の依頼草稿
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。
人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
この文面を使う場面
ホテルの部屋割りと食事会場の参加表は目的も必要情報も違います。全ての個人情報を同じ表で送ることを前提にせず、今回はどの資料を誰にいつまでに出すかを確認します。
既に分かっている条件を質問から外し、対象の日付・サービスと相手の権限を確認して使います。掲載文は人が作成した独立教材です。公開ツールのボタンでこの全文が自動選択されるものではありません。
空欄へ入れる根拠と、残す未確認
| 記入する項目 | 確認元・扱い |
|---|---|
| 改訂参照 | 手元の版名/更新日。自動生成の製品版とは区別 |
| 対象期間 | 部屋割りが適用されるチェックイン・退室日 |
| 提出先 | 部門/窓口。公開教材に実アドレスは入れない |
| 必須項目 | 必要な欄と匿名資料で足りる段階 |
| 期限 | 日付・時刻・タイムゾーンと再提出の扱い |
差し替えて使う英文全文
Subject: Submission details for the revised rooming information — [case reference] Dear [partner role], We are preparing [revision reference] for the stay on [dates]. Could you confirm the receiving department, the required fields and the submission deadline with its time zone? Please distinguish the hotel rooming information from any meal or event attendance list. If personal data is required at a later stage, please advise the approved secure submission method and the minimum details needed. This message does not submit a final named list. Please identify any point that is still undecided. We will review your reply before taking the next step; this request does not confirm availability, a booking, a change or a final price. Kind regards, [sender role] [company]
独立した架空案件の完成例
2027年の日付、案件番号、施設ラベルは架空です。実在の連絡先・料金や予約の成立を示すものではなく、固定試用案件とも異なります。
Subject: Submission details for the revised rooming information — SAMPLE-ROOMING-REVISION-DEADLINE-EMAIL
Dear Travel Partner,
We are preparing revision RL-B for the stay from 6 to 9 December 2027. Could the hotel confirm the receiving department, required rooming fields and deadline with its time zone?
The dinner venue has requested a separate attendance total, so we will not assume that its contact is also the hotel’s rooming recipient. Please advise the approved secure method if named information becomes necessary. The current worksheet uses anonymous room labels only and is not a final named list.
Please mark any point that remains undecided. We will check the reply against the source request before taking further action. No availability, booking, change or final price is confirmed by this message.
Kind regards,
Sample Operations Desk
Fictional Travel Team送信・保存の前に見る点
- 改訂ファイル名とアプリの条件版は別に照合する。
- ホテルの名簿先へ会場用情報を一括送信しない。
- 個人情報は必要最小限かつ組織の許可された送付方法で扱う。
公開草稿と製品内操作の範囲
この公開ツールは、選んだ目的に応じた固定英文の枠へ手入力の条件と質問を入れるだけです。入力文の翻訳・原文解析・仕入先への送信は行いません。製品内の確認メールも任意の仕入先宛てに切り替える機能ではありません。
このTXTを編集しても案件や外部見積書には自動反映されません。顧客向けの質問を製品で送るときは最新顧客原文と宛先を確認します。仕入先向けの文は自社の許可された外部送信手順で扱い、コピーだけを送信済みと記録しないでください。
固定の試用原文で、確認と変更の順序を試す
- 本ページのメール・表は独立した架空教材です。入口は固定の「海外旅行会社からの手配」を開き、教材データを自動取込みしません。教材の数値で固定原文を上書きしないでください。
- 初回テストメールを取り込み、東京・京都7日間、12名、ホテル・送迎希望を原文で確認します。候補を判断し、必要なら「条件をまとめて記録」で実在する欄へ補記して、全文の確認を保存します。
- 初回の「見積もり・引き継ぎ資料」で全文をコピーするかCSVを保存・内容確認します。練習用の外部見積書を人が更新・照合した後、「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使った版を記録します。準備だけではこの順序を完了しません。
- 案内が出てから変更テストメールを取り込み、14名・ツイン7室、日程は引き続き未定を照合します。参加人数と部屋割りへ原文で分かる事実を保存し、未記載の年月日や仕入先の回答は作らず、必要な対応に担当とJST期限を付けます。
確認すること：固定原文の12名から14名・ツイン7室を照合し、日程・ホテル等級・予算と車両定員の確認が残ることを区別できます。
固定3種類とも旅行開始・終了の年月日は未定です。公開ツールの架空入力日付を採用せず、各室の割当も推測しません。変更後の外部見積書も人が別途更新・照合します。全行程の引き継ぎ練習を完了する場合は、別の実メンバーが本人のアカウントで同じ案件を確認し、現在版の全文出力と変更後の適用を記録します。
固定の原文で条件確認を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。