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操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け

変更依頼の未受諾を同僚へ渡す

未受諾の変更希望を旧条件と並べ、次の担当が原文から再開できる状態へ渡す手順です。

更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集

登録不要・無料ツールを使う

登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。

次の担当者へ渡す引き継ぎメモ

登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。

まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。

例：v2

未確認なら空欄

ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。

旧条件・変更希望・回答待ちを並べる

仕入先へ変更文を送っただけでは、相手の手配や外部見積書が更新されたことにはなりません。原依頼の参照、変更したい行、変えない行、受領回答と受諾回答を分けて準備します。次の担当が「received」の一語を変更完了と読まないことが引き継ぎ資料の目的です。

教材では夕食会場の変更希望があり、人数は維持、仕入先は受領だけという例を使います。これは固定試用の内容と別であり、このメールを試用へ自動で入れる手順ではありません。

原文と次の対応を渡す操作

  1. 原文と現在条件を照合し、採用した顧客希望と仕入先未受諾を区別します。確かな条件を保存する場合は確認根拠を付けます。
  2. 「次の対応を追加」で、相手に受諾可否と改訂明細を確認する具体的な仕事を作り、担当とJST期限を付けます。
  3. 案件の担当を替える場合は「担当の変更・条件や履歴の管理」で「案件の担当者」を選び「担当を保存」します。担当変更だけで作業完了とはしません。
  4. 別の実在する編集メンバーへ、自社で許可された共有方法で案件リンクと原文参照を渡します。相手本人のアカウントで旧条件・現在希望・未回答を読んでもらいます。

次の担当へ示す架空の申し送り

申し送りに完了という見出しを付ける前に、何が終わり何が残るかを示します。作成者のコピーや担当変更だけで、別メンバーが原文を読んだ事実は作れません。

人が用意した教材メモ。製品の自動出力ではありません。
Request DIN-27: current supplier quotation names Venue A for 14 guests.
Client request: check Venue B; keep 14 guests and the menu unchanged.
Supplier reply ACK-28: received only; amended details not issued.
Next action: Operations B to request explicit acceptance and revised details by 30 October, 15:00 JST.
Do not treat the external quotation as amended from this note.

固定練習で変更後の適用まで進める場合の順序

別ブラウザを開くだけでは別メンバーになりません。初回と変更後の適用順序が成立していないときはガイドに戻り、途中の資料作成を練習完了と呼ばないでください。

  1. 地域手配の固定練習では、まず初回の8名・金沢と京都・ホテルと茶道体験と鉄道移動を原文で確認し、必要候補の判断、手動補記、全文確認を済ませます。
  2. 初回の現在版全文をコピーまたはCSVで保存して内容を確認します。人が練習用の外部見積書へ反映・照合し、実際に使った初回条件版の適用記録を保存します。
  3. ガイドが変更取込み段階を示してから「変更のテストメールを取り込む」を実行します。10名、京都1泊追加、鉄道から専用車への変更、茶道体験の維持を原文で照合します。日程・費用・施設対応を推測しません。
  4. 必要な候補判断と「移動手段」「宿泊の希望」「体験・観光の希望」等の手動記録、全文確認を済ませ、変更後の最新全文資料を本人が出力・確認します。
  5. 別の実在編集メンバーが自身のアカウントで原文と各版を照合し、現在版全文を出力して外部見積書を更新・照合した後、変更後の適用版を記録します。この別担当の実作業まで行った場合に完了を判断します。

教材を案件の原文と対応させる

この教材で残す確認は「送付済み変更文だけでは外部手配は更新されない」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。

宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。

  • 補助ツール：次の担当者へ渡す引き継ぎメモ。人が確認した条件・未回答・担当をメモへ整えます。記入した版が外部見積書と一致するかは本人が原文と照合します。
  • 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
資料から、実際の案件へ

地域手配・同僚への引き継ぎの固定原文で、確認と記録を練習する

  1. この教材は独立した架空例です。入口では固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
  2. 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「8 guests」、金沢・京都、ホテル・茶道体験・鉄道移動の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
  3. 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。交通・宿泊・体験の希望を原文で記録します。資料の出力だけでは同僚による対応の完了にはなりません。
  4. 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
  5. 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。

確認すること：初回原文の「8名・5日間、金沢・京都、ホテル・茶道体験・鉄道移動」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。

このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行日・変更後の全行程、ホテル・体験の対応可否、予算・車両定員を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。

地域手配・同僚への引き継ぎの原文確認を試す

14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。

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