旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
代理店の依頼と旅行者の希望を読み分ける
代理店が考えている案と旅行者が選んだ条件を混同せず、確認すべき相手へ質問を戻します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
不足条件を尋ねる英文メール
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：Travel Partner
例：your November Japan trip
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：代理店の提案を旅行者の選択にしない
旅行者は静かなホテルを希望しています。京都候補への移動は代理店担当者の案で、旅行者の承認前です。可否確認の依頼を変更・予約の指示へ広げません。
The clients asked for a quieter hotel. I think moving them to the Kyoto option could work, but they have not approved it yet. Please check whether that option is feasible.
発言者と判断段階を表にする
| 内容 | 誰の発言・案か | 現在の扱い |
|---|---|---|
| 静かなホテル | 旅行者の希望を代理店が伝達 | 希望として記録 |
| 京都候補への移動 | 代理店担当者の提案 | 可否照会の仮案 |
| 候補の承認 | 未取得 | 代理店からの回答待ち |
| 手配変更 | 指示なし | 実行せず範囲を確認 |
新着本文と転送内容を照合する
- 今回のメール本文と引用・転送された過去の本文を見分ける。
- 発言者が明示されている範囲だけを出典付きで記録する。
- 確認済みの希望と検討中の案を分け、代理店へ判断段階を質問する。
- 旅行者へ直接連絡する前提を置かず、既存の窓口・権限で確認を返す。
- 承認の返答を受けたら、その文面と適用条件を担当者が照合して採用する。
引用された希望を新しい変更と決めない
- 転送メールの古い日付・人数を今回の最新条件へ上書きしません。
- 代理店のmight、suggest、considerを確定指示として扱いません。
- 窓口の権限が不明な場合は確認し、旅行者への直接連絡や予約変更を独自に進めません。
誰の確認が残るかを一文にする
Traveler preference: quieter hotel. Kyoto option: agent suggestion only; traveler approval pending. Check feasibility, then return the findings to the agent for a decision. No hotel change is confirmed by this message.
依頼の発言者と承認状態を確認する
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「海外旅行会社からの手配」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「海外旅行会社からの手配」の初回原文でExample Travelからの12名の依頼を確認する。固定練習には旅行者の別メールや複数人の承認履歴はなく、教材の発言者を作らない。
- 代理店から届いた依頼として原文を参照し、日付・ホテル区分・予算が未決定であることを手動記録する。承認済みという説明を加えず、必要な確認を草稿へ編集する。
- 取り込みの承認がある実案件では、旅行者の希望、代理店の提案、実行指示をそれぞれ出典付きで記録する。提案の承認者と承認範囲を草稿で確認し、実際の返信を受けてから条件へ反映する。
確認すること：固定練習で依頼の出典を保つ操作を試し、実案件で提案と旅行者の承認を区別する方法を確認できます。
確認メールツールに発言者・承認者を判別する機能や承認質問はありません。質問を草稿へ手動で追加してください。転送・引用の自動統合や承認権限の自動判定は保証しません。
依頼の発言者と承認状態を確認する14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。