旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
取消条件の問い合わせ対応：適用資料と未確認範囲を分ける
取消料の数字を推測して返さず、どのサービスと資料に対する質問かを確かめます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
不足条件を尋ねる英文メール
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：Travel Partner
例：your November Japan trip
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：見積時点の質問と予約後の取消は違う
この例は提案前の条件照会であり、取消の実行指示ではありません。宿泊と車両に同じ条件が適用されるかも未確認です。見積有効期限を取消無料期限へ読み替えないことが出発点です。
Before we present the proposal, could you confirm the cancellation terms? Are the hotel and private vehicle subject to the same conditions? We have not asked you to book yet.金額を答える前にそろえる情報
| 区別する項目 | 確認内容 | 根拠として残すもの |
|---|---|---|
| 対象 | ホテル、車両などどのサービスか | 照会文と対象日 |
| 予約状態 | 未依頼、依頼中、確定等の実際の状態 | 担当者が確認した資料 |
| 適用条件 | 正式な提供者条件と代理店向け条件 | 文書名、版、回答日 |
| 期限 | どの時刻・地域を基準にするか | 正式資料の表記 |
| 未確定 | 回答待ちの範囲 | 確認先、担当者、期限 |
担当者が条件を返すまでの手順
- 質問なのか変更・取消の指示なのかを原文で確認する。曖昧なら実行前に聞く。
- 対象サービスと実際の予約状態を社内外の記録で照合する。
- 適用する正式な条件を担当部署・提供者へ確認する。
- 資料の文言を要約する場合は除外や時刻条件を落としていないか担当者が照合する。
- 未回答部分は未確認と伝え、正式回答の予定を次の対応に残す。
確認メールに勝手な条項を入れない
- 「30日前まで無料」など、出典のない率・日数・免責条件を作りません。
- ホテルの条件が分かっても旅行全体の取消条件として扱いません。代理店向け契約の確認が別途必要です。
- 見積もりの有効期限は価格や提示条件の期限であり、取消条件と同じとは限りません。
未確認であることを正確に伝える
We have noted your request for the hotel and private vehicle cancellation terms. These conditions are being checked separately against the applicable documents. We will send the confirmed terms and their scope once reviewed; this message does not confirm a booking or process a cancellation.
取消条件の出典と確認先を記録する
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「海外旅行会社からの手配」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「海外旅行会社からの手配」の原文を読み、ホテルと送迎の依頼を確認する。初回・変更とも取消照会はなく、教材の取消質問や取消指示を練習案件へ追加しない。
- 旅行日やホテル区分など原文で未決定の事項を記録し、次の確認担当・期限を設定する。これを取消条件の資料や提供者回答の代わりにしない。
- 取り込みの承認がある実案件で取消の質問を受けたときだけ、照会か実行指示かを原文で分ける。対象サービスと正式資料を確認し、未確認範囲を草稿へ手動で書く。
確認すること：固定練習で確認待ちを管理する操作を試し、実案件の取消照会には別途正式資料と指示確認が必要だと分かります。
確認メールツールに取消条件の専用質問はありません。正式資料を確認したうえで草稿を手動編集してください。法的な適用判断、取消料計算、契約条項の作成や予約取消の実行は行いません。
取消条件の出典と確認先を記録する14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。