旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
英文確認メールの送信前チェック：宛先・数値・未確認を照合する
草稿が自然な英文でも、案件の事実と異なる数値や約束がないかを担当者が最後に確認します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
不足条件を尋ねる英文メール
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：Travel Partner
例：your November Japan trip
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：人数を聞くつもりが手配確約になっている
案件で14名への変更を受けていても、宿泊・車両の確認がまだなら all arrangements を確約できません。質問のメールには、何を受け取り何が未確認かを書き、回答してほしい項目を明示します。
We confirm all arrangements for 14 guests. Please send the children’s ages when convenient.
最後に照合する六つの場所
| 場所 | 確認内容 |
|---|---|
| 宛先・案件 | 正しい代理店・案件か。不要な宛先や引用情報がないか |
| 数値・日付 | 人数合計、旅行時年齢、年月日、通貨・単位が原文と一致するか |
| 質問 | 未回答だけを聞き、回答済みの条件を再質問していないか |
| 約束表現 | 確認前の価格、空室、予約、取消条件を確約していないか |
| 署名・返信先 | 担当者が使う正式な署名と案件の返信先か |
| 添付・次の対応 | 予定資料の版が正しいか、次の確認期限を残したか |
本文を確定してから送信する
- 新着本文だけでなく案件の現在条件と未確認メモを読む。
- 草稿にあるすべての数値・固有名詞を原文または確認済み資料と照合する。
- 確認済みの受領と未確定の手配を明確な別文に直す。
- 宛先、署名、返信先、添付を確認して担当者が内容を確認して送信する。
- 実際の送信結果を確認し、回答待ちの次の行動を記録する。
修正後は受領と質問を分ける
Thank you for the updated party size of 14. We are reviewing the impact on the arrangements; availability and revised pricing are not yet confirmed. Could you confirm the children’s ages at the time of travel? We will use your reply to review the proposal.
送信操作と到達・回答を同一視しない
- 草稿生成は送信完了ではありません。実際の送信結果を確認します。
- 送信成功だけで相手の到達・既読・回答を保証しません。必要に応じて通常の連絡手順で確認します。
- 返信が来たら原文照合が再開します。草稿の質問に沿った答えだけとは限りません。
確認草稿を原文と照合して送信する
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「海外旅行会社からの手配」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「海外旅行会社からの手配」の初回原文で12名と日程・ホテル区分・予算未定を確認し、その不足事項を尋ねる草稿を開く。教材の年齢質問を自動で加えない。
- 案内に沿って変更メールを取り込んだ場合は14名・ツイン7室を照合する。練習には子どもの記載がないため、子どもの年齢が必要と決めつけず、残る旅行日などに質問を絞る。
- 取り込みの承認がある実案件では、宛先・返信先・署名・数値を原文と照合し、確約していない価格や可否を草稿から除く。外部送信は担当者が内容を確かめて別途実行し、結果と次の対応を確認する。
確認すること：固定練習の原文に合う質問だけへ草稿を直し、実案件の送信前に確認すべき内容を試せます。
確認メールツールの一般質問やアプリの草稿は送信前の編集用です。年齢等の専用質問は必要に応じ手動で追加します。正しさ、相手の受信や回答を自動保証しません。
確認草稿を原文と照合して送信する14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。