旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
旅行問い合わせの次の対応：担当者と期限を具体化する
「対応中」「回答待ち」だけの案件を、次の担当者が行動できる記録へ変えます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：金曜の回答待ちを月曜へ渡す
架空の案件で代理店へ人数内訳を質問し、金曜15時に返答がありません。見積提示は火曜を希望されています。「代理店待ち」だけでは、月曜に誰が確認し、返答がなければ何をするか分かりません。相手の希望締切と社内の確認時点を分けます。
一文を四要素で作る
| 要素 | 曖昧な記録 | 具体的な記録 |
|---|---|---|
| 行動 | フォロー | 未回答の子ども年齢を代理店へ再確認 |
| 担当 | チーム | 案件担当A |
| 期限 | 早め | 月曜10:00 JSTに受信状況を確認 |
| 完了条件 | 返事が来たら | 内訳を原文照合して条件へ反映 |
| 未回答時 | 記載なし | 見積提示予定を担当Bと再調整 |
期限を設定する前の確認
- 原文で相手の希望日と約束した期日を確かめる。タイムゾーンが曖昧なら聞く。
- 案件を前に進める最短の次の行動を一つ選ぶ。
- 担当者と社内確認期限を設定し、相手の回答期限とは別の説明を残す。
- 完了時には実際の返信・作業結果を確認して次の行動へ更新する。
- 不在前に同僚が原文と未確認事項を開けるか確認する。
期限欄を約束の捏造に使わない
- 社内で決めた期限を、仕入先が回答すると約束した日として書きません。
- 案件が複数の待ちを持つなら手動メモで一覧を残し、次の対応欄は直近の具体的行動に使います。
- 週末・祝日・時差の扱いを自動解釈した前提にせず、担当者が実際の日付と時刻を確かめます。
完了と未完了が判断できる形
担当A：月曜10:00 JSTに代理店返信を確認。未回答なら子ども2名の旅行時年齢を再照会。回答済みなら原文と人数内訳を照合して保存し、火曜提示の可否を担当Bへ引き継ぐ。
次の行動を担当者と期限付きで残す
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「地域手配・同僚への引き継ぎ」の原文を読み、旅行日・ホテル区分・予算が未定であることを確認する。この練習に見積提示の約束日はなく、本頁の期限を相手の指定日として入力しない。
- 次の対応には担当者が行う「旅行日を確認する」等の行動を書き、練習用の社内確認期限を自分で設定する。相手の回答約束とは区別して記録する。
- 取り込みの承認がある実案件では、相手の希望日と社内作業期限を出典付きで区別し、未回答時に誰が何をするかを残す。同僚が原文と次の対応を読める権限も確認する。
確認すること：相手が指定していない期限を作らず、担当者自身の次の行動と社内期限を記録する練習ができます。
相手の返信や仕入先回答を保証しません。外部への催促を無人で送信する機能ではありません。
次の行動を担当者と期限付きで残す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。