旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
仮条件と確定条件を分ける：希望・手配回答・予約を混ぜない
希望を採用した条件と、提供者が確保したサービスを区別して引き継げるようにします。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
旧条件と新条件の差分
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行1項目、項目名: 値。例：人数: 12
同じ項目名で入力。省略した行は削除として表示
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：日付が confirmed でもホテルは未予約
旅行者が確定したのは日付です。ホテルは仮のままで、人数6名は更新提案の条件です。日付を条件版へ採用しても、ホテル予約が確定したことにはなりません。
The clients have confirmed 10–16 November as their travel dates. Hotels are still tentative. Please use six travelers for the updated proposal.二つの軸を分けて読む
| 情報 | 顧客条件としての扱い | サービスの状態 |
|---|---|---|
| 11月10〜16日 | 今回の確認済み希望日 | 宿泊・交通の確保を意味しない |
| 6名 | 今回の提案人数 | 部屋・座席の確保を意味しない |
| ホテル候補 | 仮の希望 | 空室・予約は未確認 |
| 見積条件版 | 担当者が照合して採用 | 外部見積書の更新は別途必要 |
曖昧な確定語を具体的にする
- confirmed が何を修飾しているか原文で確かめ、日付、人数、ホテル等の対象を明記する。
- 今回の提案に使う条件を担当者が採用し、仮の部分を手動メモへ残す。
- 提供者へ確認した情報は出典日と範囲を付け、代理店の希望とは別に扱う。
- 外部見積書や予約資料を確認していない箇所は次の対応に残す。
採用と予約を同じラベルにしない
- 条件を保存できたことを「手配済み」と表現しません。
- 相手のwe confirmを全文一括の確定として読みません。引用された古い本文にも注意します。
- 仮条件で提案を出す場合は、どの前提が変わり得るかを担当者が明記します。
同僚へ渡す一文を具体化する
Client dates confirmed: 10–16 November. Proposal basis: 6 travelers. Hotel choices remain tentative; availability and reservations have not been confirmed. External quotation needs to be checked against the current condition version.
仮の日付と確認済みの事実を分ける
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「地域手配・同僚への引き継ぎ」の初回原文で8名・5日間と、旅行日・ホテル区分・予算が未決定であることを確認する。教材の仮日付を入力しない。
- 案内に沿って変更メールを取り込み、10名・京都1泊追加・鉄道から専用車への変更・茶道体験の継続を原文照合する。変更後の全日程や対応可否は未確認に残す。
- 取り込みの承認がある実案件では、confirmedやtentativeが何を指すか本人の原文で確認し、採用条件と提供者確認待ちを手動記録で分ける。条件履歴を読み、予約成立と混同していないか確かめる。
確認すること：固定練習で採用した変更と残る未決定事項を分け、実案件で確認済みの対象だけを記録する方法を試せます。
アプリの条件採用は予約の成立や提供者の在庫確保を保証しません。
仮の日付と確認済みの事実を分ける14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。