旅行の問い合わせ管理実務ガイド · 訪日旅行会社・DMC向け
仕入先の回答待ちを整理する：依頼日と次の確認を残す
仕入先への照会が複数ある案件で、何が返り何を待っているかを同僚へ渡します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
架空例：ホテルと車両で回答段階が違う
架空の7月の団体依頼で、ホテルは料金回答済み・空室条件未回答、車両は依頼済み・全項目回答待ちです。「仕入先回答待ち」とだけ書くと、返ったホテル料金まで未確認に見えます。対象サービスと回答事項を分けて残します。
一つの依頼に一つの追跡行を置く
| 照会対象 | 回答済み | 未回答 | 次の対応 |
|---|---|---|---|
| ホテルA・7月12〜14日 | 提示料金・回答日を記録 | 対象客室の空室と条件 | 担当Aが7月2日に再確認 |
| 車両B・7月13日 | 依頼送付の事実のみ | 車両・定員・料金・運行条件 | 担当Bが7月1日に回答予定確認 |
| 代理店 | 途中経過を案内済み | 最終条件の回答待ち | 確定できる範囲だけ次便で案内 |
回答を受けてから消し込むまで
- 対象日、人数、サービスと依頼した条件版を手動メモへ書く。
- 送付日、窓口、回答予定を記録し、案件の次の対応に最も近い期限を設定する。
- 回答が来たら条件版との一致を原文で確認し、一部回答なら未回答項目を残す。
- 代理店への連絡では回答済みと未確定を分け、未回答の価格・可否を約束しない。
- 同僚へ渡す際は元の照会と回答が読めるか確認する。
催促の前に変わった条件を確認する
- 人数や日付が変わった後は、旧条件の回答をそのまま現在条件に適用しません。
- 社内の希望期限と仕入先が約束した回答予定を区別します。
- 回答受信を価格採用や予約確定と同じにしません。対象条件の照合が必要です。
現行機能での扱い
専用の仕入照会・自動消し込み機能を想定せず、案件の手動メモ、関連付けた原文、次の対応と期限で管理します。照会が多い場合は回答待ちCSVも併用し、どの資料を正とするかをチームで決めます。外部表とアプリは自動同期されません。
回答待ちの対象と次の期限を記録する
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「地域手配・同僚への引き継ぎ」の初回原文でホテル・茶道体験・鉄道移動の依頼を確認する。この練習には仕入先の部分回答メールは用意されていない。
- ホテル区分など未決定の事項と、次に担当者が確認することを手動記録する。変更メールを扱う場合は専用車・追加泊・体験可否の再確認を残し、回答済みにはしない。
- 取り込みの承認がある実案件で仕入先回答を受けたら、照会先ごとに依頼条件版・回答済み・未回答を分けて記録する。対象日と人数を原文照合し、直近の再確認を担当・期限付きで残す。
確認すること：固定練習で未確認の次の対応を管理し、実案件では仕入先ごとの回答段階を追う方法を使えます。
仕入先へ自動送信、回答の自動構造化・消し込み、価格更新や予約は行いません。
回答待ちの対象と次の期限を記録する14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。