旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
旅行仕入先の回答待ち管理表CSV：一部回答を残す
複数の仕入先の返答を、案件全体の回答待ち一語へまとめず、対象条件と残る確認で追います。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
このワークシートで整理するもの
一つの照会を一行に置き、回答済みと未回答を併記する手動表です。回答メールを自動で分類したり価格を取り込む仕入管理機能ではありません。
元の照会がどの人数・日付に対するものかを残すため、条件版の欄を用意しています。変更後に古い回答を流用する前に担当者が照合してください。
入力欄の意味と確認元
| 欄 | 入力する内容・注意 |
|---|---|
| request_label / condition_version | 対象サービス・日付・人数と照会時の条件版 |
| requested_at | 実際に照会した日。相手の受信や回答約束を意味しない |
| answered_items / pending_items | 一部回答なら両方を埋める |
| reply_source | 回答原文を案件内でたどれる参照 |
| next_check_at | 社内の次回確認。仕入先の回答保証とは区別 |
架空案件の記入例
CSV内のrecord_type=SAMPLEはすべて架空の記入例です。実案件へ転用する前にSAMPLE行を削除し、BLANK行を複製して作業してください。個人名や健康情報を公開練習へ入れないでください。
| 照会 | 対象版 | 回答済み | 未回答 | 次の担当 |
|---|---|---|---|---|
| ホテルA | v2・14名 | 提案料金 | 空室と条件 | 担当A |
| 車両B | v2・14名 | なし | 定員・料金・運行条件 | 担当B |
空欄から使い始める手順
- SAMPLE行を削除し、一つの照会を一つのBLANK行へ記入する。
- 依頼日と条件版を記録し、案件の現在条件とずれていないか確認する。
- 返答が来たら原文を読み、回答済みの項目だけを移す。
- 残る確認に担当者と社内確認期限を設定する。
- 代理店へ途中経過を返した場合は、その事実を記録する。
この表で見落としやすい点
- 返答受信だけで全項目を完了にしない。
- 依頼条件版が古い場合、回答を現在の価格や在庫へ自動適用しない。
- この表を更新してもアプリの次の対応は変わらないため、どちらも担当者が確認する。
CSVとアプリを併用するとき
このCSVは担当者が編集する独立したワークシートです。MagpieHuntのインポート専用形式ではなく、ファイルを編集しても案件へ自動反映されません。案件で原文を照合して条件を手動反映し、この表を外部資料との手動照合に使ってください。
CSVは全セルを引用符で囲み、先頭が数式として解釈されやすい文字のセルはアポストロフィで無害化する形式で用意しています。配布後に入力し直す値の安全性まで保証するものではありません。表計算ソフトのインポートで文字列として開き、日付・時刻・参照番号の自動変換を確認してください。数式やマクロ、価格計算は含みません。
回答待ち表と案件の次の対応を合わせる
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「地域手配・同僚への引き継ぎ」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「地域手配・同僚への引き継ぎ」の原文でホテル・茶道体験・鉄道移動の依頼を確認する。固定練習にはホテル部分回答や車両回答のメールは含まれない。
- CSVのSAMPLEを独立例として確認して削除し、練習用BLANKには原文の未決定事項と次に照会すべきことだけを記入する。未照会をpendingの回答待ちやansweredへ置き換えない。
- 取り込みの承認がある実案件で実際に照会した後、依頼条件版・回答済み・未回答を根拠付きで表へ分ける。案件の次の対応に直近の確認担当と期限を合わせて残す。
確認すること：固定練習で未照会と未決定を保つ操作を試し、実案件では仕入先の実際の回答段階を表へ記録できます。
手動編集用の表です。アプリへのインポート、外部表との同期、数式計算、予約・料金・施設条件の自動判定は行いません。
回答待ち表と案件の次の対応を合わせる14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。