旅行の問い合わせ管理テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け
仕入先回答待ちを代理店へ伝える英文メール
最終見積もりの回答を待つ代理店へ、何が進み何が未確定かを具体的に伝えます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
次の担当者へ渡す引き継ぎメモ
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：v2
未確認なら空欄
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
この文面を使う場面と前提
問い合わせへの返答を長く止めず、途中経過を返す場面で使います。仕入先が回答していない価格・空室を伝えるための文面ではありません。
次回の社内確認時点は記載できますが、実際の合意なく仕入先の回答予定として表現しません。自社が守れる範囲の連絡だけを書いてください。
送信前に埋める項目
| 項目 | 埋め方・確認元 |
|---|---|
| 対象 | 現在の照会日付・人数・サービス |
| 回答済み | 確認した事実と出典。不要なら行を削除 |
| 未回答 | 具体的な料金・空室・条件等 |
| 次の確認 | 社内の担当と確認予定。相手への約束とは区別 |
編集用の英文全文
Subject: Update on the pending quotation checks — [reference] Dear [agent name], A brief update on the request for [dates and party details]: Checked so far: [specific information that has actually been verified]. Still pending: [specific supplier answers or conditions]. We are following up on the outstanding items. [Our next internal check is planned for date/time/time zone, if appropriate.] This is not a supplier commitment to respond by that time. We will separate any confirmed information from items that remain provisional. Pricing, availability and booking status are not confirmed for the pending items. If you have a decision deadline on your side, please let us know so we can review the next steps. Kind regards, [sender name] [company and contact details]
架空案件での完成例
次の案件・日付・人物・会社名はすべて架空です。実在の送信先、料金、提供条件ではありません。
Subject: Update on the pending quotation checks — SAMPLE-PENDING-08
Dear Alex,
A brief update on the request for 14 travelers on 12–14 July 2027:
Checked so far: the hotel has returned its proposed rates for the requested dates.
Still pending: availability for the requested seven twin rooms, and the vehicle provider's capacity, rates and operating conditions.
We are following up on the outstanding items. Our next internal check is planned for 2 July 2027 at 10:00 JST; this is not a supplier commitment to respond by that time.
Pricing and availability remain unconfirmed for the pending items. If you have a decision deadline, please let us know so we can review the next steps.
Kind regards,
Sample Coordinator
Sample Travel Desk — fictional exampleこのメールの最終照合
- 料金回答だけで客室空室も確認済みとしていないか。
- 仕入先が約束していない回答期限を書いていないか。
- 条件が旧人数に対する回答でないか、照会版を照合する。
案件へ戻して残すもの
公開TXTは登録なしで取得できます。アプリでは原文と現在条件を読み、必要な内容を確認メール草稿へ担当者が手動で編集します。この全文がアプリ内の自動選択テンプレートとして用意されるという意味ではありません。送信前に宛先・署名・返信先・条件を照合し、送信後の結果と次の確認を案件に残してください。
回答済みと回答待ちを分けた草稿を作る
- このページの架空例は独立した教材です。試用入口は固定の「海外旅行会社からの手配」を開き、教材のメール・数値・資料を自動取り込みしません。教材の値で練習原文を上書きしないでください。
- 「海外旅行会社からの手配」の原文で12名のホテル・送迎依頼と未決定事項を確認する。この練習にはホテルや車両の回答メール、回答済みメモはない。
- 次の対応に日程等を確認する担当と社内期限を残す操作を試す。公開TXTの途中経過例を、実際に仕入先照会した・回答を得たという練習記録にしない。
- 取り込みの承認がある実案件で照会の記録があるときだけ、TXTを回答済みと回答待ちの事実へ手動編集する。自社の次回確認予定と仕入先の回答約束を区別して案内する。
確認すること：固定練習で次の確認を残す操作を試し、実案件の途中経過には実際の照会と回答の根拠が必要だと分かります。
TXTは手動編集用です。価格・空室・予約を確定せず、英文の正しさや受信・回答を保証しません。アプリ内の専用自動テンプレートではありません。
回答済みと回答待ちを分けた草稿を作る14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。