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テンプレート · 訪日旅行会社・DMC向け

仕入先依頼台帳CSV：サービス行と回答参照を分ける

宿泊と会議室など、同じ仕入先への異なる依頼をサービス単位で追う台帳CSVです。

更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集

列定義に沿った架空2行と空白行のCSVを保存

登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。

仕入先へ確認する英文の依頼草稿

登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。

まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。

1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。

人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。

ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。

この表で一行にする対象

一行はサービス日と依頼IDが対応する一つの依頼です。同じホテルでも客室と会議室は別IDへ分け、受領・受諾の回答が混ざらないようにします。送信の日時を記録しても、それだけで相手の受理を確定するものではありません。

SAMPLE行は人が記入した架空例です。自社で使う際は例を削除し、BLANK行を複製してrow_typeをWORKへ変えてください。空欄は未回答を意味し、ゼロや了承へ置換しません。このCSVは独立した作業資料であり、MagpieHuntへ読み込むことで専用台帳ができるものではありません。

列の意味と原文照合の単位

列の意味と原文照合の単位
列名記入する内容判断上の注意
row_typeSAMPLE / BLANK / WORK例と実業務の記録を混ぜない
request_id依頼を一意に識別する参照再照会でも原依頼への対応を維持
service_date対象サービスの現地日付送信日と混ぜない
service_typeaccommodation / meeting等同一ホテルでも別業務へ分ける
source_ref元依頼の原文参照本文と添付を特定できる形
sent_at_jst人が実送信を確認したJST日時下書き作成時刻ではない
reply_ref仕入先回答の参照未着ならpending
acceptance回答が示す範囲receivedとacceptedを区別

二つの架空記録を読み比べる

宿泊行は空き回答がある一方、会議室行は受領しかありません。一通の元依頼から二つのサービスを照会していても、同じ回答状態にそろえない例です。

受諾欄は相手の原文に対応する短い状態説明にとどめ、予約確約や顧客の最終判断を独自に付け加えません。

二つの架空記録を読み比べる
row_typerequest_idservice_dateservice_typesource_refsent_at_jstreply_refacceptance
SAMPLEREQ-H12026-11-10accommodationMAIL-2012026-10-28 10:00 JSTH-301rooms available; not booked
SAMPLEREQ-M12026-11-10meetingMAIL-201-attachment2026-10-28 10:05 JSTM-302received; availability pending
BLANK

記入から担当者へ渡す手順

CSVの文字列を外部の表計算で開くときは文字コードと列区切りを確認してください。日付や参照が自動変換された場合は原文へ戻って照合します。提供例に計算式はなく、金額・期限・人数の業務判断を自動で行う表ではありません。

  • 返信を受け取った時点と、依頼内容が受諾された時点を分けます。
  • 台帳の行を追加しても外部へ送信されたことにはなりません。
  1. 元の依頼と回答へ参照を付け、表の一行の単位に従って分割します。
  2. 原文に記載された回答だけを該当行に写し、未回答は空欄またはpendingのまま維持します。
  3. 質問と担当を具体化して次の対応を設定し、回答後に同じ参照の行へ追記します。古い回答を根拠ごと消さず、訂正の経路を残してください。

教材を案件の原文と対応させる

この教材で残す確認は「同じホテルに宿泊と会議室の別依頼が存在する」です。MagpieHuntでは原文と候補を照合し、確かな希望を「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ記録します。仕入先回答のための専用ステータス表が自動で作られる機能ではありません。

宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。

  • 補助ツール：仕入先へ確認する英文の依頼草稿。照会条件と質問を人が英語で用意し、定型の英文枠に入れる補助です。翻訳、送信、予約・変更・取消の実行は行いません。
  • 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
資料から、実際の案件へ

海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する

  1. この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
  2. 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
  3. 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
  4. 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
  5. 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。

確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。

このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。

海外旅行会社からの手配の原文確認を試す

14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。

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