旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
仕入先回答を人が読み希望条件と照合する
仕入先の空室回答を希望条件と照合し、実在する条件欄と次の対応へ分けて残す手順です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
見積もり前の条件チェック
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
例：ツイン6室。未確認なら空欄
例：1名あたりJPY 200,000／航空券を除く
例：宿泊・専用車・英語ガイド
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
回答原文と元の希望を同時に開く
案件の「仕入先への照会と回答」で依頼文と回答原文の副本を開き、元の顧客希望と読み比べます。空室回答は施設の判断であり、顧客がそのホテルを選んだ証拠ではありません。候補にある条件だけを見て作業を終えず、本文・引用・必要な添付の範囲を人が確認してください。
架空例では二泊分に空き回答があり、最終泊は未回答です。二泊の回答を根拠として全体を確保済みにしたり、顧客の希望ホテルを予約確約へ書き換えたりしないことが作業の中心です。
確認と記録の実際の操作
- 案件の「仕入先への照会と回答」で対象の依頼を選びます。依頼が未登録なら、仕入先名・連絡先や参照・目的・対象範囲・依頼文を人が保存します。保存は送信ではありません。
- その依頼に回答原文の副本、差出人、受信日時、参照を保存します。手動の副本なのでメール送信者の真正性を認証した結果ではありません。追加回答は別の記録として残り、元の文面を上書きしません。
- 顧客希望へ反映する確かな内容がある場合は「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ、原文の根拠とともに保存します。仕入先の空き回答は顧客承認ではなく、仕入料金は顧客予算でもありません。
- 最終泊などに未回答があれば回答確認を完了したと記録せず、「次の対応を追加」で具体的な質問、担当、JSTの期限を残します。
- 最新回答の必要な範囲を確認してから、条件を変えないか、既存の条件編集で反映したかを選び、確認理由を保存します。新しい回答や条件版が変わると再確認が必要です。
- 待返信・未確認が残る間も警告付き資料は出力できますが、見積もり適用済みの記録はできません。確認後に資料を出し直し、外部見積書を人が更新・照合します。
記録先を分ける判断表
| 原文の内容 | 扱い | 記録・確認の場所 |
|---|---|---|
| 顧客が二泊の宿泊を希望 | 顧客希望として維持 | 適切な既存の宿泊希望欄 |
| 施設が二泊の空きを回答 | 範囲を限定した原文根拠 | 依頼に関連付けた回答原文の副本と参照 |
| 最終泊の空きは未回答 | 次の質問と期限が必要 | 次の対応に担当・JST期限 |
| 顧客はホテルを未選択 | 承諾を推測しない | 顧客への確認を継続 |
保存後に確認すること
仕入先の料金や添付明細を顧客予算へ上書きする操作も避けます。保存先が実際の項目の意味に合わない情報は、原文を保持し、次に人が確認する作業として残してください。
- 保存した項目だけが変わり、未回答の項目を推測で埋めていないかを読みます。
- 他の担当による更新を検出した場合は、最新状態と原文を照合してから保存し直します。条件版が変わらなくても追加回答で見積もりの照合が必要になり、資料を出し直して適用記録を更新します。
- 回答確認済みは担当者による照合記録です。空室確保、予約、顧客了承、外部見積書への適用を完了した記録ではありません。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「空室回答は原文根拠であって顧客承認ではない」です。認証案件の「仕入先への照会と回答」に依頼と回答の副本を手動で記録し、必要な場合だけ「条件をまとめて記録」の適切な既存欄へ確かな希望を反映します。返信の自動監視や自動採用は行いません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：見積もり前の条件チェック。人が入力した主要条件の不足を整理します。メールや仕入先回答の意味を読み取る機能ではありません。
- 公開ツールの結果はアプリへ自動保存されません。相手の回答と照合してから人が記録します。
海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 任意の追加練習として「仕入先への照会と回答」を開き、固定初回原文の12名・東京と京都・日程未確定を基に、架空と明記した照会原文を人が保存します。外部送信は行いません。原文と条件版が残ることを確認し、終えたら架空練習である理由を付けて社内照会を取り下げます。教材や公開ツールの文面は自動入力されません。
確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
原文確認と仕入先照会の記録を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。