旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
確認した条件をExcel・見積担当へ渡す｜資料出力と適用の実務手順
出力するのは価格付きの完成見積書ではなく、見積もりに入力する条件です。14名の最新資料を渡して、受け手が12名の古い見積書を更新したかまで確かめます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
原文を読み、人数・部屋・日付・予算の対象範囲などを人が確認した案件を使います。未確認が残る場合は、出力資料にもそのまま明示し、確定情報に見せないことを優先します。
始める前に用意するもの
- 最新の採用条件と版、未確認事項を読む。
- 受け手が使うのが条件表、価格計算表、顧客用見積書のどれかを確認する。
- 出力形式に含まれる項目と、既存見積側で別に入力・計算する必須項目を整理する。
原文から次の対応までの操作
- Excel・Google Sheets用資料、条件CSV、引き継ぎ文、Tourplan用資料から用途に合うものを選びます。原文・採用条件の確認が先です。
- 必要な資料を準備・コピーし、出力した条件版を確認します。Tourplanの項目別コピーだけでは資料全体の出力記録とはならない点も確認します。
- 受け手が外部の見積もりへ手動で使い、人数、客室、日付、サービス、単価・数量・税などを自社の方法で確認して更新します。
- 実際の見積書を照合した後で、アプリへ使った条件版を記録します。出力しただけで適用済みとして記録しません。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| Excel・Google Sheets用資料 | 既存表の対応する場所へ手動で使う | 自動同期や自社数式の検査はしない |
| 条件CSV | 列と値を確認し、条件の受渡しに使う | 料金計算付き見積テンプレートや名簿形式ではない |
| 引き継ぎ文 | 未確認事項と版、次の対応を読む | コピーだけで同僚の対応完了にしない |
| Tourplan資料 | Notesや必要な項目へ手動で使う | Notes貼付けだけで料金や見積行を変えない |
作業後の確認メモ
出力後に受け手へ確認するメモ（架空例） 今回の入力条件：14名、7ツイン、日付・予算は確認待ち 前回の外部見積：12名、6ツイン 受け手が見直す所：部屋数量、車両、人数条件付き料金、未確定の日付 アプリに記録する所：外部見積を実際に照合した後の使用条件版 残す確認：ホテル・車両回答、顧客の条件回答。
次へ進む前に確認すること
条件を変えた後は新しい資料を出し、前回の見積もりとの差を確認します。出力の記録は「資料を用意した事実」、適用の記録は「担当者が実際に使ったと記録した事実」であり、外部ファイルを読み取った自動検証ではありません。
- 出力した資料の値と最新の採用条件が一致している。
- 受け手が外部見積書で変える数量・日付・サービスを読める。
- 資料出力と実際の見積書更新を別の事実として確認した。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、資料出力と外部見積もりへの適用を別に確認するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で人数・部屋・予算と対象範囲と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。