旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
仕入先への依頼文を手入力で作り原文と照合する
照会条件と質問を英語で手入力し、仕入先草稿を作って照合・コピーする操作手順です。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
仕入先へ確認する英文の依頼草稿
登録不要。入力はこの画面内で処理します。ツールから外部へ送信したり、サイトの保存領域へ書き込んだりしません。消すときは「入力を消去」を使ってください。
まず架空の入力例で確認できます。必要な項目だけを入力し、顧客の個人情報やメール全文を貼り付けないでください。ブラウザの戻る操作で入力が復元される場合があります。
1行に1項目。質問欄と合わせて18行まで。空行や箇条書きの記号を入れず、未確認の内容は未確認と記入します。
人が確認した質問を1行に1項目で記入。入力した文章は翻訳せず、そのまま英文の枠へ入れます。
ツールを準備しています。操作にはJavaScriptが必要です。
最初に原文から条件と質問を取り出す
この手順は草稿作成までです。送信、返信監視、客室確保、変更や取消の実行は行いません。架空または匿名の参照を使い、顧客の個人情報やメール全文を入力しないでください。条件の英訳が必要なら担当者が事前に用意し、ツールが翻訳するという前提にしません。
例えば部屋数の変更希望なら、旧依頼参照、変更前後、維持する条件を先に確認します。自社で判断していない日付や対象を、空欄を埋めるためだけに作らないことが準備段階の要点です。
画面で草稿を作る
- 公開ツールを開き、「架空の入力例を使う」を押します。入力例を読んでから実行するため、この操作だけでは結果は出ません。
- 「確認の目的」で空き・料金の照会、変更希望の条件照会、取消条件だけの照会から選びます。取消条件の選択は取消依頼ではありません。
- 「原文で照合した照会条件」と「仕入先に回答してほしい質問」へ英語を一項目一行で入れます。呼び名と案件参照は任意です。
- 「仕入先への英文草稿を作成」を押し、結果の件名・条件・質問・末尾の制限を原文と読み比べます。
- 修正すると古い結果が消えます。入力を直した場合はもう一度作成し、「結果をコピー」または「TXTをダウンロード」を使って中身を確認します。
架空の入力例で確認できる結果
この例の14名・ツイン7室は公開ツールの独立見本です。試用入口の初回12名の原文へ上書きする指示ではありません。Travel dates not confirmedのままなので、空室や価格が確定した結果にもなりません。
Subject: Request for availability and quotation information - Fictional Kyoto group Dear Hotel Partner, Could you please review the enquiry below and advise the information needed to check the requested arrangements? Details provided for your review: 1. 14 guests 2. 7 twin rooms requested 3. Travel dates not confirmed Questions for your reply: 1. Could you advise the information needed to check availability? 2. Please share the applicable rate and cancellation terms. This message does not confirm availability, rates, a booking, a change, or a cancellation. Please reply with the applicable conditions before we take a further step. Kind regards, [Your name] [Your company]
入力エラーとコピーできない場合
- 条件と質問は両方必要です。空行や箇条書きの記号を足さず、一行に一項目で準備します。二つの欄を合わせて18行以内、長い文章は一行1000文字以内にします。
- 目的を選んでいない、必須欄がない、形式が合わない場合は画面の説明を読んで直します。エラーが消えたことを確認してから結果を利用します。
- コピー権限が拒否された場合は結果欄を選択して手動でコピーできます。保存したTXTも開いて確認し、完了した送信の証拠として扱いません。
- 終えたら「入力を消去」で入力と結果を消します。ブラウザの戻る操作による復元には注意し、顧客情報を貼らない運用を優先します。
教材を案件の原文と対応させる
この教材で残す確認は「作成しても送信や予約は行われない」です。作った文面を案件に残す場合は、認証案件の「仕入先への照会と回答」へ依頼の目的・範囲とともに人が記録します。公開ツールから自動保存・送信はしません。
宿泊や寝具は「部屋割り」「宿泊の希望」、業務範囲は「手配する内容」など、記録する内容に合う欄を使い、確認根拠を残します。仕入先へ実際に連絡する場合は社内の正式な手段を使います。製品の顧客宛て送信カードから仕入先へ送れるとは扱いません。
- 補助ツール：仕入先へ確認する英文の依頼草稿。照会条件と質問を人が英語で用意し、定型の英文枠に入れる補助です。翻訳、送信、予約・変更・取消の実行は行いません。
- 外部で実際に連絡した後に送信日時・方法・参照を補記できます。コピーだけで送信済みにはせず、回答原文の副本と確認結果も対象依頼へ人が記録します。未回答の間は見積もり適用済みの記録へ進みません。
海外旅行会社からの手配の固定原文で、確認と記録を練習する
- この教材は独立した架空例です。入口では固定の「海外旅行会社からの手配」練習が開き、教材のメールや数値は転送されません。登録・メール確認・管理者MFAと取込み許可を済ませ、利用枠を確認します。
- 初回のテストメールを明示的に取り込みます。「12 guests」と東京・京都の記述を原文で確認します。 教材のサービス日・回答参照へ置き換えず、固定原文を確認します。
- 「条件の確認」で原文と候補を照合し、反映する内容と理由を判断します。候補にない確かな事実は「条件をまとめて記録」の実在欄へ補記します。日程・ホテル・予算は未決定です。確認できたことと未確認のことを分けます。
- 未判断の候補を解消してから「メール全体の確認」で原文全体を読み、確認チェックを付けて「全文の確認を保存」を実行します。
- 固定原文に残る質問を「次の対応」に具体化し、担当とJSTの期限を指定します。仕入先への実送信は練習の前提ではなく、教材で作った文面も自動送信されません。
- 任意の追加練習として「仕入先への照会と回答」を開き、固定初回原文の12名・東京と京都・日程未確定を基に、架空と明記した照会原文を人が保存します。外部送信は行いません。原文と条件版が残ることを確認し、終えたら架空練習である理由を付けて社内照会を取り下げます。教材や公開ツールの文面は自動入力されません。
確認すること：初回原文の「12名、東京・京都・7日間、ホテル・送迎の依頼」を出所と照合し、確認済みと未確認を区別できます。教材の仕入先回答は固定メールに含まれず、自動で生成・保存されません。
このページの資料と公開ツールは独立した補助です。固定練習でも開始・終了年月日は未確定で、旅行開始日、ホテルのカテゴリー、予算と単位を推測しません。保存回数で版が変わるため固定の版番号は約束しません。ここでは初回確認を練習し、別メンバーによる変更後資料の照合・適用まで終えたとは扱いません。
原文確認と仕入先照会の記録を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。