旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
初めての英文旅行問い合わせを条件にする｜未定事項を残す実務手順
初回メールを受けた時点で、すべてを確定条件へ変える必要はありません。12名・東京と京都は根拠を確認して使い、未定の日付、ホテル等級、予算を質問へ残す一件を進めます。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
架空の「海外旅行会社からの手配」の初回練習を使います。メールには12名、東京・京都、7日間、ホテルと送迎の希望があり、旅行日・ホテル等級・予算は未定と書かれています。この手順は新しいケースを自動作成するリンクではなく、既存練習で判断を確かめる案内です。
始める前に用意するもの
- 正式アカウントで試用し、編集できるチームと有効な利用範囲を確認する。
- 「海外旅行会社からの手配」を選び、案内される初回メールを取り込む。
- 原文・候補・現在の条件が別であることを確認し、未記載の値を自分で補わない。
原文から次の対応までの操作
- 原文を開き、「12 guests」とTokyo、Kyoto、7-dayの記載を確認します。7日間だけから到着日・出発日を作りません。
- 人数・訪問先・手配内容の候補を原文と照合します。意味が明確なものを現在の条件へ反映し、仮の表現は確認を続けます。
- 原文にある値で候補がない場合は「条件をまとめて記録」を使います。共通の根拠を残し、空欄は変更しないことを確認します。
- メール全文を読み、候補になっていない質問や未定事項も確認します。全文確認の記録と、確認を続ける項目を残します。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| 12名 | 原文で合計人数と確認できれば採用 | 追加人数や可能性の表現と区別 |
| 東京・京都、ホテルと送迎 | 希望する内容として採用 | ホテル確保・送迎予約を意味しない |
| 7日間 | 期間の記載として確認 | 具体的な旅行日へ換算しない |
| 日付・ホテル等級・予算 | 未定として質問へ残す | 自社の標準値で埋めない |
作業後の確認メモ
初回の確認メモ（練習の読み方） 確認した希望：12名／東京・京都／7日間／ホテル・送迎 顧客へ確認：具体的な旅行日、ホテル等級、予算と単位 追加確認：部屋割り、便、必要な交通条件を原文で確認 次の対応：未回答の項目だけを英文で尋ねる。 ホテル・車両の確保や価格は未確認。
次へ進む前に確認すること
日程・予算が不足したまま出力できる場合も、その資料を完成見積書とは扱いません。次は不足項目を確認する下書きを整え、宛先と条件を確認して送る流れへ進みます。
- 原文の12名と採用した人数が一致している。
- 未定の日付・予算が勝手に確定していない。
- 別の担当者が未回答事項と次の質問を読める。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、初回の明確な値と未定事項を分けるという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で原文に明記された人数・手配内容と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。