旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
不足する旅行条件を確認メールで尋ねる｜宛先・版・送信結果まで
送信ボタンまで進む前に、同じ質問を繰り返していないかと、最新の原文を基準にした下書きかを確認します。送信後は「受付」と実際の受信を分けて扱います。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
東京・京都12名の初回メールを確認し、旅行日・ホテル等級・予算が未定の状態を使います。ここではアプリ内で送信する確認メールを扱います。登録不要の公開ツールで英文を作るだけの場合は、送信や案件の記録は発生しません。
始める前に用意するもの
- 管理者が取り込むメールの範囲を承認し、メール転送の専用受信アドレスを発行していることを確認する。
- 有効な利用期限・メール数と案件の編集権限を確認する。
- 実際の宛先が最新の顧客メールの送信者でよいか確認する。自由な宛先やCC追加の送信ではない。
原文から次の対応までの操作
- 案件で確認メールの下書きを開きます。表示される固定質問を原文と比べ、既に分かる内容と不要な質問を取り除きます。
- 件名と本文を編集し、どの旅行の日付・予算を尋ねるかを具体的にします。未確認の空室や価格を約束しません。
- 送信確認で宛先、件名、本文、基準にする条件版、送信元と返信先を読み、確認チェックを入れて送ります。
- 送信記録を開き、受付・拒否・結果未確認のどの状態かを確認します。受付後も顧客の受信と返信を別に確かめます。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| 下書き作成後に新メール・条件更新 | 古い下書きを使わず最新で作り直す | 一度作った本文が現在条件とは限らない |
| 送信受付 | 受領状態を確認し、顧客の返信を待つ | メールの到着・開封の証明ではない |
| 送信拒否 | 設定・宛先等を確認し、修正して新下書き | 同じ原因のまま再送しない |
| 結果未確認 | 同じ送信記録を確認しサポートへ相談 | 別下書きで重複送信しない |
作業後の確認メモ
送信前の確認文案（架空例） Could you confirm your arrival and departure dates in Japan, preferred hotel category, and budget? For the budget, please specify the currency, whether it is per person or for the whole group, and what it should include. 点検：質問対象は今回の東京・京都の依頼か。顧客が回答済みの条件はないか。予約や最終価格を確約していないか。
次へ進む前に確認すること
送信受付後は担当者向けに2日後の次の対応が作られます。自動催促ではありません。実際に返信があれば、その内容を確認して次の対応の必要性や期限を見直します。
- 送信時点の最新の原文と条件版で本文を確認した。
- 宛先が当該案件の最新顧客であることを確認した。
- 送信記録の状態を読んで、重複送信を避ける次の対応を選べる。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、質問の編集と宛先・条件版・送信結果を確認するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で原文で回答された日付・ホテル等級・予算と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。