旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
顧客の返信を同じ旅行案件に残す｜原文から条件へ反映する手順
返信を受け取ったことと、条件を確認したことを分けます。同じ案件に届いた原文を読み、新しく回答された日付や予算だけを根拠に現在の条件を更新します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
案件から確認メールを送った後、お客様がそのメールへ通常の返信をする場面です。返信先は案件専用アドレスです。公開例文をコピーしただけの場合はこの仕組みは使われず、受信・保管が自動で起きるわけではありません。
始める前に用意するもの
- 送信記録で対象案件と返信先を確認する。
- 顧客に通常の返信を依頼し、別の宛先へ新規メールを送っていないか確認する。
- 返信の日時・送信者と引用部分を読める原文を用意する。
原文から次の対応までの操作
- 案件の受信したメールから該当の返信を開き、送信者・日時・件名と全文を確認します。
- 顧客が新しく書いた回答と、下に引用された古い依頼や我方の文章を分けます。メールの取込順だけで最新条件を決めません。
- 候補を原文と現在の条件に照らし、反映・確認を続ける・今回は使わないを選びます。条件付きの回答は無理に確定しません。
- 原文に明記された回答で候補がなければ手動補記を行い、全文確認と次の対応も見直します。返信受信だけで全対応を完了にしません。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| 明確な回答 | 日付・通貨・人数などを原文で確認して反映 | 既存条件の対象範囲も確認する |
| 未定・条件付き | 確認事項として残す | may、if availableなどを確約に変えない |
| 引用された旧条件 | 最新の変更として採用しない | 引用の根拠と見送り理由を残す |
| 返信が見つからない | 宛先、専用アドレス、未連携メールを確認 | 別案件へ無理にひも付けず記録を調べる |
作業後の確認メモ
返信を読んだ後のメモ（架空例） 新しい回答：旅行日は2027-05-08～14、ホテルは4つ星希望 まだ未回答：予算の金額・通貨・単位、部屋構成 引用：初回のdates not decidedは過去の文章 採用：日付とホテル希望は新しい返信を根拠に記録 次の対応：不足する予算と部屋だけを確認する。
次へ進む前に確認すること
同じ案件へ届いても、我方の送信副本や自動応答が混ざる場合があります。見つからない返信は元の宛先・受信経路・未連携一覧を確認し、取込に成功した事実と条件の確認完了を区別します。
- 顧客が新しく書いた部分を引用から分けて読める。
- 回答済みと未回答の項目が現在の条件に反映されている。
- 古い下書きと次の対応を見直し、不要な再質問を残していない。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、返信の新規回答と引用を分けて原文照合するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で回答された日付・予算・部屋と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。