旅行の問い合わせ管理記入例・英文例 · 訪日旅行会社・DMC向け
我方の送信副本を顧客の変更と扱わない｜古い人数が戻るのを防ぐ例
取り込まれた順序が新しくても、その文章がお客様の新しい依頼とは限りません。送信者、メールの方向、元の送信日時、引用部分を見てから変更候補を判断します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
最初の英文原文を読む
以下は判断手順を説明するために作成した架空の問い合わせです。実在する顧客や導入成果を示すものではありません。アプリ内にこの案件があらかじめ用意されているという意味でもありません。
Subject: Re: Group proposal Customer message, 4 August 2027, 10:00: The final group is 14 adults. Please use 7 twin rooms. Later imported outbound copy, originally sent by our team on 3 August: Thank you for your request for 12 adults and 6 twin rooms. We are checking options. This is a fictional training example containing two separate messages.
採用できる条件と、まだ確かめる条件
| 項目 | 原文から分かること | 判断時の注意 |
|---|---|---|
| 顧客の最新回答 | 8月4日、14名・7ツイン | 現行条件の根拠 |
| 我方の副本 | 8月3日送信、12名・6ツイン | 後から取り込んでも古い連絡 |
| 引用 | 返信内に過去の文章が含まれる場合あり | 引用を最新の依頼にしない |
| 判断 | 条件は14名・7ツインを維持 | 12名へ戻す根拠はない |
初回メールを読んだ後の確認文案
質問は原文にない条件を補うための文案です。宛先、対象の日付・人数、既に回答済みの内容を人が見直してから、自社の送信手順で使います。
Our current working conditions are 14 adults and 7 twin rooms, based on your message of 4 August. The earlier email referring to 12 adults was sent before your update. Please let us know only if the 14-person arrangement has changed again.
後から来た返信・変更をどう読むか
14名を再確認した回答を残します。条件が変わらない返信を、必ず新しい人数変更として扱う必要はありません。古い12名の候補が出た場合は原文の方向と日時を確認し、今回は使わない理由を残します。
Customer message, 5 August: Yes, 14 adults and 7 twin rooms remain correct. There are no further changes. Please proceed with checking the proposal on that basis.
見積もり・次の担当者に渡す記入例
この見本は本ページのために手で記入したものです。公開ツールやアプリが同じ文章を自動生成した結果ではありません。人が採用した条件をアプリで資料へ出し、外部の見積もりへ実際に使った後で適用記録を残す、という順番を確認します。
メール方向の確認メモ（架空例） 現行：14名・7ツイン、08-04の顧客返信が根拠 後着の12名記載：08-03の我方送信副本。変更として不採用 08-05顧客回答：14名・7ツインを再確認、追加変更なし 次の対応：14名の条件で仕入先照会と外部見積もりの照合を続ける 取り込み日時だけで最新条件を判断しない。
このケースで確認を終える条件
- メールの方向と原文日時を見て、古い条件を見送ること。
- 未回答の項目を希望・照会中・回答済みのいずれかに整理し、対応者と次の期限を決めること。
- 原文と現在の条件を照合し、資料のコピー、外部見積もりの更新、仕入先の確保をそれぞれ区別すること。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「地域手配・同僚への引き継ぎ（8名から10名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、メールの方向と原文日時を見て、古い条件を見送るという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で人数・部屋割りと共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。古い送信副本の候補を見送る判断は、候補の確認画面で理由とともに記録します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：既存の引き継ぎ練習で、初回8名と後続10名の原文を日時・出所と一緒に比較できます。取込順や古い引用だけを理由に人数を戻さず、最新の顧客変更を根拠に現在条件を説明できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
原文と条件の照合を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。