旅行の問い合わせ管理記入例・英文例 · 訪日旅行会社・DMC向け
代理店メールと旅行者の希望が違う｜矛盾を勝手に解消しない例
後から届いた文章を常に正解として上書きすると、代理店が合意した依頼範囲を壊す場合があります。誰が何を希望し、誰に最終条件を確認するかを明確にします。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
最初の英文原文を読む
以下は判断手順を説明するために作成した架空の問い合わせです。実在する顧客や導入成果を示すものではありません。アプリ内にこの案件があらかじめ用意されているという意味でもありません。
Subject: Room arrangement for six guests Our agency requests 3 twin rooms for 6 adults in Tokyo, 13 to 16 May 2027. A note from the travellers is copied below: "Two couples prefer double beds, and the other two guests prefer separate beds." Please contact our coordinator for the final room arrangement. This is a fictional training inquiry.
採用できる条件と、まだ確かめる条件
| 項目 | 原文から分かること | 判断時の注意 |
|---|---|---|
| 代理店の依頼 | 3ツイン | 現時点の指示の出所を残す |
| 引用された希望 | 2組の夫婦はダブル、残り2名は別ベッド | 別の原文箇所として照合 |
| 矛盾 | 3ツインと2ダブル＋1ツイン | どちらかへ自動確定しない |
| 確認先 | 代理店のcoordinator | 旅行者への直接連絡を勝手に追加しない |
初回メールを読んだ後の確認文案
質問は原文にない条件を補うための文案です。宛先、対象の日付・人数、既に回答済みの内容を人が見直してから、自社の送信手順で使います。
Your request lists 3 twin rooms, while the travellers’ note suggests 2 double rooms and 1 twin room. Could your coordinator confirm the final room arrangement for all 6 guests? We will keep the room change pending until we receive your instruction.
後から来た返信・変更をどう読むか
窓口から確定した2ダブル＋1ツインを反映し、初回の3ツインは履歴に残します。客室在庫はまだ確認が必要です。条件の社内採用と、ホテルによる受入回答を区別します。
Our coordinator confirms 2 double rooms and 1 twin room, with 2 adults in each room. Please use this arrangement for the proposal. The travel dates are unchanged.
見積もり・次の担当者に渡す記入例
この見本は本ページのために手で記入したものです。公開ツールやアプリが同じ文章を自動生成した結果ではありません。人が採用した条件をアプリで資料へ出し、外部の見積もりへ実際に使った後で適用記録を残す、という順番を確認します。
原文の相違を確認した記録（架空例） 6名／東京2027-05-13～16 旧依頼：代理店3ツイン 照合：旅行者引用には2ダブル＋1ツインの希望 採用根拠：代理店coordinatorの後続回答 新希望：2ダブル＋1ツイン、各室2名 次の対応：ホテルの寝具・空室と見積差を確認する。
このケースで確認を終える条件
- 矛盾する原文を比較し、確認先の回答後に採用すること。
- 未回答の項目を希望・照会中・回答済みのいずれかに整理し、対応者と次の期限を決めること。
- 原文と現在の条件を照合し、資料のコピー、外部見積もりの更新、仕入先の確保をそれぞれ区別すること。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、矛盾する原文を比較し、確認先の回答後に採用するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で部屋割りと共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：既存の団体練習で、14名・7ツインを採用した根拠の顧客メールへ戻れます。原文の出所と現在条件を結び付け、別の記載や古い12名を理由なく上書き採用しない判断を説明できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
原文と条件の照合を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。