旅行の問い合わせ管理記入例・英文例 · 訪日旅行会社・DMC向け
ホテルの回答待ちで何を伝えるか｜見積もり送付前の進捗例
顧客条件の確認が終わっていても、ホテルの空室・料金が未回答なら、その部分の手配は未確認です。送迎の回答だけを根拠に旅行全体が確保済みと伝えません。
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登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
最初の英文原文を読む
以下は判断手順を説明するために作成した架空の問い合わせです。実在する顧客や導入成果を示すものではありません。アプリ内にこの案件があらかじめ用意されているという意味でもありません。
Subject: Quotation progress for the Osaka group Please update us on the proposal for 10 adults in Osaka from 6 to 9 July 2027, with 5 twin rooms and arrival and departure transfers. We need to review the proposal by 3 June. Please let us know what is still pending. This is a fictional training inquiry.
採用できる条件と、まだ確かめる条件
| 項目 | 原文から分かること | 判断時の注意 |
|---|---|---|
| 顧客条件 | 10名、5ツイン、大阪3泊、往復送迎 | 希望条件として確認済み |
| 送迎 | 仕入先から条件付き回答ありという社内設定 | 予約確約ではない |
| ホテル | 空室・料金の回答未着という社内設定 | 顧客条件の不足と区別 |
| 期限 | 6月3日までに提案を検討したい | 納品保証に置き換えない |
初回メールを読んだ後の確認文案
質問は原文にない条件を補うための文案です。宛先、対象の日付・人数、既に回答済みの内容を人が見直してから、自社の送信手順で使います。
We have received a provisional response for the transfers and are still awaiting the hotel’s availability and rates for 5 twin rooms. No hotel booking is confirmed. We will update you by 2 June at 15:00 Japan time, even if the hotel’s response is still pending. Would you like us to check an alternative hotel in parallel?
後から来た返信・変更をどう読むか
代替ホテル照会を次の対応へ追加し、日付・5ツインは維持します。元ホテルの回答待ちを消したり、代替を自動採用したりしません。次回報告は架空例の6月2日15:00日本時間とし、担当と期限を明示します。
Please check an alternative hotel in the same area. Keep the dates and 5 twin rooms unchanged. If the original hotel has not replied by your next update, tell us the status rather than confirming an option without our approval.
見積もり・次の担当者に渡す記入例
この見本は本ページのために手で記入したものです。公開ツールやアプリが同じ文章を自動生成した結果ではありません。人が採用した条件をアプリで資料へ出し、外部の見積もりへ実際に使った後で適用記録を残す、という順番を確認します。
回答待ちメモ（架空例） 大阪2027-07-06～09／10名／5ツイン／往復送迎 ホテル：元ホテル回答待ち、同地域の代替を照会する 送迎：条件付き回答あり、未予約 顧客報告：2027-06-02 15:00日本時間、回答未着でも現状を連絡 担当者が期限を設定。自動催促や自動承認は行わない。
このケースで確認を終える条件
- 顧客の希望と仕入先の回答待ちを分けて次の対応を設定すること。
- 未回答の項目を希望・照会中・回答済みのいずれかに整理し、対応者と次の期限を決めること。
- 原文と現在の条件を照合し、資料のコピー、外部見積もりの更新、仕入先の確保をそれぞれ区別すること。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、顧客の希望と仕入先の回答待ちを分けて次の対応を設定するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で宿泊希望と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。作業内容・担当・期限は、別の「次の対応を追加」で設定します。期限は日本時間JSTです。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：既存の団体練習で日付・ホテル等級・予算の未定事項を読み、顧客に聞くことと仕入先へ確認することを分けられます。次の対応に担当・期限を設定しても、ホテル回答済みや予約完了にはならないと確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
原文と条件の照合を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。