旅行の問い合わせ管理操作手順 · 訪日旅行会社・DMC向け
旅行条件の変更を人が採用する｜12名から14名を履歴へ残す手順
候補に「追加2名」と出ても、現在人数を2名に置き換えません。原文と現在12名の条件を見比べて、最終14名と部屋構成を人が確認して採用します。
更新日： · 編集・内容確認：MagpieHunt編集
登録不要。掲載例は架空です。自社の確認済み条件に置き換えてご利用ください。
この手順で扱う一件
「海外旅行会社からの手配」の既存練習で、初回12名を確認した後に用意された14名・7ツインの変更メールを取り込みます。まだ具体的な旅行日・ホテル等級・予算は未定です。
始める前に用意するもの
- 現在の条件とその版、以前に出力・外部見積もりへ適用した記録を確認する。
- 変更メールの全文を読み、確定変更か可能性の話かを区別する。
- 人数と部屋構成以外の条件も変更されていないか確認する。
原文から次の対応までの操作
- 現在12名と、変更原文の最終14名・7ツインを照合します。追加数だけが書かれている場合は、変更後の合計を人が確認して入力します。
- 明確な変更は現在の条件へ反映し、条件付き・曖昧な項目は確認を続けます。読み取り違い・古い引用は今回は使わない理由を残します。
- 最新の条件と履歴を開き、人数・部屋構成・根拠を確認します。項目を別々に保存すれば、メール一通でも版が複数進むことがあります。
- 古い下書き、不要な次の対応、見積もりの数量・車両・仕入先照会を見直します。新しい条件の資料を出し直しても、外部見積書は別に更新します。
操作中に分けて判断すること
| 確認する点 | 行う判断 | 混同しないこと |
|---|---|---|
| 最終14名・7ツインと明記 | 根拠を確認して採用 | ホテル・車両の受入は別確認 |
| 2名増えるかもしれない | 確認を続ける | 14名の確定として扱わない |
| 引用の12名 | 今回は使わない判断を残す | 現行を古い条件へ戻さない |
| 部屋や予算の情報不足 | 手動補記か追加質問へ | 人数変更だけで残りを推測しない |
作業後の確認メモ
変更後の点検メモ（既存練習を読む例） 現在条件：14名／7ツイン 維持：東京・京都、ホテル・送迎の希望 未定：旅行開始日、ホテル等級、予算 再確認：部屋料金、車両定員、荷物と仕入先回答 見積：旧12名のままか実物で確認し、更新後に使った条件版を記録する。
次へ進む前に確認すること
履歴に残った版は人が採用した社内条件です。顧客の最終合意、料金確約や予約の完了とは別に扱います。見積もりの適用記録を取り消したり別版へ直す場合も、実際に使った資料と原文へ戻って確認します。
- 現在人数が追加分2ではなく最終14になっている。
- 部屋7ツインの原文と、残る未定事項を説明できる。
- 新条件・出力資料・外部見積もりで使った版を分けて読める。
既存の練習案件で、原文と条件の照合を試す
- 試用で「海外旅行会社からの手配（12名から14名）」を選び、用意された初回メールを取り込みます。このページの架空案件が自動で開くわけではありません。
- 原文と候補を開き、現在条件と変更後の最終値を照合して採用するという判断の順序を、練習メールに実際に書かれた条件で確かめます。
- 必要な補記は「条件をまとめて記録」で人数・部屋と共通の確認根拠を保存します。未記載の値は補わず、空欄に残します。
- 用意された変更メールを確認し、案件の「見積もり・引き継ぎ資料」から最新条件を出力します。外部の見積書を自分で照合・更新した後、同じ資料画面の「条件 v… を見積もりに適用済みにする」で使用版を記録します。現在の条件版は採用・保存に応じて進むため、手入力で版番号を設定する操作ではありません。
確認すること：原文・人が採用した現在の条件・資料を出力した版・見積もりに適用した記録を区別して確認できます。
本ページのケースは教材用の合成例です。練習案件の人数・行程は異なります。料金、空室、施設の対応可否は別途確認が必要で、資料の出力だけでは予約や見積もり更新は完了しません。
この一件の実務を試す14日間・受信メール50封、カード不要。登録、メール確認、管理者の認証アプリ設定と組織の取り込み許可が必要です。料金・在庫・予約の自動更新は行いません。